Plantillas de flujo de trabajo

Las plantillas de flujo de trabajo con parámetros preconfigurados ya están disponibles en MyQ Roger. Pueden simplificar y agilizar los perfiles de escaneo y las acciones de copia de los usuarios.

Esta función permite a los administradores crear y gestionar conjuntos personalizados de flujos de trabajo y asignarlos a usuarios y grupos de usuarios.

Una vez creada y asignada a un usuario o grupo de usuarios, una plantilla de flujo de trabajo está disponible para su uso en la aplicación MyQ Roger Mobile y en las impresoras MyQ Roger.

Plantilla de flujo de trabajo predeterminada

Al crear un nuevo inquilino o al activar la función de plantillas de flujo de trabajo en su inquilino existente, se genera una plantilla de flujo de trabajo predeterminada y se asigna a todos los usuarios y grupos de usuarios.

• La plantilla de flujo de trabajo predeterminada no se puede eliminar, pero se puede renombrar mediante el botón de edición situado en la esquina superior izquierda.

• También puede hacer clic en el botón «Restaurar valores predeterminados» para restablecer la plantilla de flujo de trabajo predeterminada a su estado original.

Todos los usuarios o grupos de usuarios existentes y los que se añadan posteriormente, ya sea manualmente o mediante la sincronización de usuarios, se asignan automáticamente a la plantilla de flujo de trabajo predeterminada.

• Puede eliminar usuarios o grupos de usuarios de la plantilla de flujo de trabajo predeterminada pasando el cursor sobre el usuario o grupo de usuarios en la plantilla y haciendo clic en el botón de la papelera (eliminar).

  

Los flujos de trabajo que forman parte de la Plantilla de flujo de trabajo predeterminada se pueden añadir, eliminar y modificar según sus necesidades.

Los siguientes flujos de trabajo forman parte de la plantilla de flujo de trabajo predeterminada:

• Escanear a Box - Escanear a Box. Este flujo de trabajo solo está disponible en la aplicación MyQ Roger Mobile. (Box debe estar conectado a su tenant y el usuario debe estar ya conectado a su Box)

• Escanear a iCloud - Escanear a iCloud. Este flujo de trabajo solo está disponible en la aplicación MyQ Roger Mobile. (solo disponible para usuarios de Apple)

• Escanear a Dropbox - Escanear a Dropbox. Este flujo de trabajo solo está disponible en la aplicación MyQ Roger Mobile. (Dropbox debe estar conectado a su tenant y el usuario debe estar ya conectado a su cuenta de Dropbox)

• Escanear a Google Drive - Escanear a Google Drive. (Google Drive debe estar conectado a su tenant y el usuario debe estar ya conectado a su Google Drive)

• Escanear a OneDrive - Escanear a OneDrive. (OneDrive debe estar conectado a su tenant y el usuario debe estar ya conectado a su OneDrive)

• Escanear a mi teléfono: guarda el documento escaneado en el teléfono del usuario.

• Easy Copy: cuando el usuario pulsa esta acción, la página se copia inmediatamente.

• Escanear a @correo electrónico: escanear a una o varias direcciones de correo electrónico.

• Escanear a @mí: escanear a la dirección o direcciones de correo electrónico del usuario.

Creación de una plantilla de flujo de trabajo

• En las opciones del menú de la izquierda, ve a Flujos de trabajo > Plantillas.

• En la parte superior derecha, haz clic en Crear plantilla.

• En la ventana emergente, añada un nombre para mostrar para su nueva plantilla de flujo de trabajo y haga clic en Guardar.

  

• Tu nueva plantilla de flujo de trabajo se ha creado y ahora puedes añadirle flujos de trabajo y asignarla a usuarios y grupos de usuarios.

  

Añadir un flujo de trabajo a una plantilla

Puede crear nuevos flujos de trabajo para la Plantilla de flujo de trabajo predeterminada o cualquier otra plantilla que tenga.

• En la plantilla de flujo de trabajo que desees ampliar, haz clic en Crear flujo de trabajo.

• En la ventana emergente, en la pestaña General, diseña el nuevo flujo de trabajo según tus necesidades:

  

• Nombre para mostrar: añade un nombre para tu flujo de trabajo que se mostrará en la aplicación móvil MyQ Roger y en las impresoras MyQ Roger.

• Descripción: añada una descripción para el flujo de trabajo.

• Color: selecciona un color para el mosaico del flujo de trabajo.

• Icono: selecciona un icono para el mosaico del flujo de trabajo.

• Escanear a: Seleccione el destino del escaneo. Dependiendo de su elección, aparecerán más opciones disponibles. Los destinos disponibles son:

  • Correo electrónico

    • Correo electrónico predefinido: especifica la dirección de correo electrónico o las direcciones separadas por comas

    • Preguntarme cada vez antes de escanear

    • Dirección de correo electrónico del usuario

  • OneDrive (OneDrive debe estar conectado previamente a MyQ Roger).

    • Cómo guardar: selecciona el destino de guardado. Las opciones disponibles son:

      • Guardar en MyQ Scans (esta es la carpeta MyQ Scans en tu almacenamiento en la nube)

      • Pregúntame después de escanear

  • Google Drive (Google Drive debe estar conectado previamente a MyQ Roger).

    • Cómo guardar: selecciona el destino de guardado. Las opciones disponibles son:

      • Guardar en MyQ Scans (esta es la carpeta MyQ Scans en tu almacenamiento en la nube)

      • Pregúntame después de escanear

  • SharePoint (la opción de SharePoint solo está disponible con una licencia específica y SharePoint debe estar conectado primero a MyQ Roger).

    • URL del sitio de SharePoint: introduce la URL del sitio de SharePoint. Ve a la página de inicio del sitio y copia la URL aquí. Por ejemplo: https://company.sharepoint.com/sites/MySite. MyQ escaneará a la biblioteca Documentos.

    • Cómo guardar: seleccione el destino de guardado. Las opciones disponibles son:

      • Guardar en MyQ Scans (esta es la carpeta MyQ Scans en su almacenamiento en la nube)

      • Preguntarme después de escanear

      • Guardar en una carpeta predefinida

        • Guardar en carpeta: especifica la ruta exacta de la carpeta.

  • USB (no compatible con dispositivos Kyocera)

  • Imprimir

  • iCloud (solo disponible en la aplicación MyQ Roger Mobile)

  • Dropbox (solo disponible en la aplicación MyQ Roger Mobile)

    • Cómo guardar: selecciona el destino de guardado. Las opciones disponibles son:

      • Guardar en MyQ Scans (esta es la carpeta MyQ Scans en tu almacenamiento en la nube)

      • Preguntarme después de escanear

  • Box (solo disponible en la aplicación MyQ Roger Mobile)

    • Cómo guardar: selecciona el destino de guardado. Las opciones disponibles son:

      • Guardar en MyQ Scans (esta es la carpeta MyQ Scans en tu almacenamiento en la nube)

      • Pregúntame después de escanear

  • Teléfono (solo disponible en la aplicación MyQ Roger Mobile)

En la pestaña Parámetros, especifica los parámetros necesarios para tu flujo de trabajo:

• Caras: elige una opción de impresión a doble cara o a una cara de la lista: Predeterminado (una cara), Doble cara (borde largo), Doble cara (borde corto).

• Perfil de color: elija el color del trabajo: Predeterminado, Monocromo, Automático, Gris, Completo.

• Resolución: elige la resolución del trabajo: Predeterminada, 100, 200, 300, 400, 600, 1200.

• Opciones de tamaño de papel: elija el tamaño de papel del trabajo: A3, A4, A5, A6, Automático, B4, B5, B6, Ejecutivo, Folio, Ledger, Legal, Carta, Mixto, Oficio II, Statement.

• Formato: seleccione un formato de archivo.

• Escaneo continuo: cambie la configuración del escaneo continuo.

• Separación de escaneo: cambie la configuración de separación de escaneo.

• Orientación del original: cambie la configuración de orientación.

• Omitir páginas en blanco: activa o desactiva la opción de omitir páginas en blanco.

Una vez que haya terminado con las pestañas General y Parámetros, haga clic en Guardar para aplicar los cambios y guardar el nuevo flujo de trabajo.

Edición de un flujo de trabajo

Para editar un flujo de trabajo,

• pase el cursor por encima de él en su plantilla de flujo de trabajo y haga clic en el botón Editar situado junto a él.

  

• En la ventana emergente, modifica la configuración general y de parámetros del flujo de trabajo y haz clic en Guardar.

Para eliminar un flujo de trabajo,

• Pase el cursor por encima de él en su plantilla de flujos de trabajo y haga clic en el botón de la papelera situado junto a él.

Para mover un flujo de trabajo hacia arriba o hacia abajo en la lista,

• selecciónalo y haz clic en los botones de subir o bajar situados a la izquierda.
  Este orden se refleja en la aplicación MyQ Roger Mobile y en las impresoras MyQ Roger.

Añadir usuarios y grupos

En tu plantilla de flujo de trabajo,

• haz clic en «Añadir miembros» en la parte derecha de la pantalla y selecciona «Añadir grupo».

• Seleccione los grupos de usuarios de la lista y haga clic en Guardar.

Si desea añadir usuarios específicos a su plantilla de flujo de trabajo,

• haga clic en «Añadir miembros» en la parte derecha de la pantalla y seleccione «Añadir usuario», seleccione un usuario y haga clic en «Guardar».

Para eliminar usuarios o grupos de usuarios,

• pase el cursor por encima del usuario o grupo de usuarios y haga clic en el botón de la papelera situado junto a él.

Para comprobar si se ha añadido un usuario al flujo de trabajo,

• haz clic en la barra de búsqueda y escribe el nombre o los apellidos del usuario; a continuación, haz clic en el icono de búsqueda. No
  puedes buscar por nombre de usuario.

Transición a las plantillas de flujo de trabajo

Como se ha mencionado, las plantillas de flujo de trabajo son una función de pago. Cuando actualices a un nivel de licencia que incluya la función de plantillas de flujo de trabajo:

Inquilino sin usuarios: si se ha actualizado un nuevo inquilino, basta con eliminar todos los flujos de trabajo de todos los usuarios (predeterminados) y sustituirlos por la plantilla predeterminada.

Cliente con usuarios existentes: no se producirá ningún cambio hasta que el administrador del cliente inicie sesión en la interfaz de usuario web de MyQ Roger para iniciar la transición. Allí, el administrador tiene dos opciones:

Como administrador, ahora puede definir varias plantillas de flujo de trabajo para el escaneo y la copia, poniéndolas a disposición de usuarios y/o grupos de usuarios seleccionados. También puede controlar, mediante los derechos de usuario, si se permite a los usuarios modificar los flujos de trabajo de las plantillas asignadas o crear los suyos propios, y restablecer sus flujos de trabajo a la configuración predeterminada en cualquier momento.

A todos los usuarios se les asignará ahora la plantilla de flujo de trabajo predeterminada predefinida, que sustituirá a las acciones predeterminadas de las que disponían anteriormente. Decida cómo procesar los flujos de trabajo personales personalizados que los usuarios ya han creado para sí mismos en Roger.

• Deje los flujos de trabajo personales personalizados tal y como están. La plantilla predeterminada sustituirá únicamente a los flujos de trabajo predeterminados originales.

• Elimina todos los flujos de trabajo personales personalizados de todos los usuarios antes de aplicar la plantilla de flujo de trabajo predeterminada.

La primera opción elimina solo los flujos de trabajo predeterminados originales de todos los usuarios, sustituyéndolos por la plantilla predeterminada. La segunda opción borra todos los flujos de trabajo (tanto los favoritos como los recientes) antes de aplicar la plantilla predeterminada.