Plantillas de flujo de trabajo

Las plantillas de flujo de trabajo requieren la versión de pago MyQ Roger Gestión de impresión en la nube edición por suscripción.

Las plantillas de flujo de trabajo con parámetros preconfigurados ya están disponibles en MyQ Roger. Permiten simplificar y agilizar los perfiles de escaneo y las acciones de copia de los usuarios.

Esta función permite a los administradores crear y gestionar conjuntos personalizados de flujos de trabajo y asignarlos a usuarios y grupos de usuarios.

Una vez creada y asignada a un usuario o grupo de usuarios, la plantilla de flujo de trabajo estará disponible para su uso en la aplicación MyQ Roger Mobile y en las impresoras MyQ Roger.

Plantilla de flujo de trabajo predeterminada

Al crear un nuevo inquilino o activar la función de plantillas de flujo de trabajo en su inquilino existente, se genera una plantilla de flujo de trabajo predeterminada y se asigna a todos los usuarios y grupos de usuarios.

• La plantilla de flujo de trabajo predeterminada no se puede eliminar, pero se le puede cambiar el nombre a través de la editar botón en la esquina superior izquierda.

• También puede hacer clic en el Restaurar valores predeterminados botón para restaurar la plantilla de flujo de trabajo predeterminada a su estado predeterminado.

Todos los usuarios o grupos de usuarios existentes y los que se añadan posteriormente, ya sea manualmente o mediante la sincronización de usuarios, se asignan automáticamente a la plantilla de flujo de trabajo predeterminada.

• Puede eliminar usuarios o grupos de usuarios de la plantilla de flujo de trabajo predeterminada pasando el cursor sobre el usuario o grupo de usuarios en la plantilla y haciendo clic en el icono papelera botón (eliminar).

  

Los flujos de trabajo que forman parte de la plantilla de flujo de trabajo predeterminada se pueden añadir, eliminar y modificar según sus necesidades.

Los siguientes flujos de trabajo forman parte de la plantilla de flujo de trabajo predeterminada:

• Escanear a Box: escanear a Box. Este flujo de trabajo solo está disponible en la aplicación MyQ Roger Mobile. (Box debe estar conectado a su inquilino y el usuario debe estar ya conectado a su Box)

• Escanear a iCloud: escanear a iCloud. Este flujo de trabajo solo está disponible en la aplicación MyQ Roger Mobile. (solo disponible para usuarios de Apple)

• Escanear a Dropbox: escanear a Dropbox. Este flujo de trabajo solo está disponible en la aplicación MyQ Roger Mobile. (Dropbox debe estar conectado a su inquilino y el usuario debe estar ya conectado a su Dropbox)

• Escanear a Google Drive: escanear a Google Drive. (Google Drive debe estar conectado a su inquilino y el usuario debe estar ya conectado a su Google Drive)

• Escanear a OneDrive: escanear a OneDrive. (OneDrive debe estar conectado a su inquilino y el usuario debe estar ya conectado a su OneDrive)

• Escanear a mi teléfono: guarda el documento escaneado en el teléfono del usuario.

• Copiar fácilmente: después de que el usuario pulse esta acción, la página se copia inmediatamente.

• Escanear a @correo electrónico: escanear a una dirección de correo electrónico.

• Escanear a @yo: escanear a la dirección de correo electrónico del usuario.

Creación de una plantilla de flujo de trabajo

• En las opciones del menú de la izquierda, vaya a Flujos de trabajo>Plantillas.

• En la parte superior derecha, haga clic en Crear plantilla.

• En la ventana emergente, añada un Nombre para mostrar para tu nueva plantilla de flujo de trabajo y haz clic en Guardar.

  

• Se ha creado su nueva plantilla de flujo de trabajo y ahora puede añadir flujos de trabajo a ella y asignarla a usuarios y grupos de usuarios.

  

Añadir un flujo de trabajo a una plantilla

Puede crear nuevos flujos de trabajo para la plantilla de flujo de trabajo predeterminada o cualquier otra plantilla que tenga.

• En la plantilla de flujo de trabajo que desea expandir, haga clic en Crear flujo de trabajo.

• En la ventana emergente, en el General pestaña, diseñe el nuevo flujo de trabajo según sus necesidades:

  

• Nombre para mostrar - Añada un nombre para su flujo de trabajo que se mostrará en la aplicación móvil MyQ Roger y en las impresoras MyQ Roger.

• Descripción - Añade una descripción para el flujo de trabajo.

• Color - Selecciona un color para el mosaico del flujo de trabajo.

• Icono - Selecciona un icono para el mosaico del flujo de trabajo.

• Escanear a - Seleccione el destino del escaneo. Según su elección, habrá más opciones disponibles. Los destinos disponibles son:

  • Correo electrónico

    • Correo electrónico predefinido: especifique la dirección de correo electrónico

    • Pregúntame cada vez antes de escanear

    • Dirección de correo electrónico del usuario

  • OneDrive (OneDrive debe estar primero conectado a MyQ Roger).

    • Cómo ahorrar - Seleccione el destino de guardado. Las opciones disponibles son:

      • Guardar en MyQ Scans (esta es la carpeta MyQ Scans en tu almacenamiento en la nube)

      • Pregúntame después de escanear

  • Google Drive (Google Drive debe estar primero conectado a MyQ Roger).

    • Cómo ahorrar - Seleccione el destino de guardado. Las opciones disponibles son:

      • Guardar en MyQ Scans (esta es la carpeta MyQ Scans en tu almacenamiento en la nube)

      • Pregúntame después de escanear

  • SharePoint (La opción SharePoint solo está disponible con una licencia específica y SharePoint debe estar primero conectado a MyQ Roger).

    • URL del sitio de SharePoint - Introduzca la URL del sitio de SharePoint. Vaya a la página de inicio del sitio y copie aquí la URL. Por ejemplo: https://company.sharepoint.com/sites/MySitemyQ escaneará a la biblioteca de documentos.

    • Cómo ahorrar - Seleccione el destino de guardado. Las opciones disponibles son:

      • Guardar en MyQ Scans (esta es la carpeta MyQ Scans en tu almacenamiento en la nube)

      • Pregúntame después de escanear

      • Guardar en una carpeta predefinida

        • Guardar en carpeta - Especifique la ruta exacta de la carpeta.

  • USB (no compatible con dispositivos Kyocera)

  • Imprimir

  • iCloud (Solo disponible en la aplicación MyQ Roger Mobile)

  • Dropbox (Solo disponible en la aplicación MyQ Roger Mobile)

    • Cómo ahorrar - Seleccione el destino de guardado. Las opciones disponibles son:

      • Guardar en MyQ Scans (esta es la carpeta MyQ Scans en tu almacenamiento en la nube)

      • Pregúntame después de escanear

  • Caja (Solo disponible en la aplicación MyQ Roger Mobile)

    • Cómo ahorrar - Seleccione el destino de guardado. Las opciones disponibles son:

      • Guardar en MyQ Scans (esta es la carpeta MyQ Scans en tu almacenamiento en la nube)

      • Pregúntame después de escanear

  • Teléfono (Solo disponible en la aplicación MyQ Roger Mobile)

En el Parámetros pestaña, especifique los parámetros necesarios para su flujo de trabajo:

• Lados - seleccione una opción dúplex/simplex de la lista: Predeterminado (una cara), Doble cara (borde largo), Doble cara (borde corto).

• Perfil de color - elija el color del trabajo: Predeterminado, Mono, Automático, Gris, Completo.

• Resolución - elija la resolución del trabajo: Predeterminada, 100, 200, 300, 400, 600, 1200.

• Opciones de tamaño de papel - seleccione el tamaño de papel del trabajo: A3, A4, A5, A6, Automático, B4, B5, B6, Ejecutivo, Folio, Ledger, Legal, Carta, Mixto, Oficio II, Statement.

• Formato - seleccione un formato de archivo.

• Escaneo continuo - cambiar la configuración del escaneo continuo.

• Separación de escaneo - cambiar la configuración de separación de escaneo.

• Orientación original - cambia la configuración de orientación.

• Omitir páginas en blanco - activar o desactivar las páginas en blanco.

Una vez que hayas terminado con las pestañas General y Parámetros, haz clic en Guardar para aplicar los cambios y guardar el nuevo flujo de trabajo.

Edición de un flujo de trabajo

Para editar un flujo de trabajo,

• Pase el cursor por encima en su plantilla de flujo de trabajo y haga clic en el Editar botón situado junto a él.

  

• En la ventana emergente, modifique la configuración general y los parámetros del flujo de trabajo, y haga clic en Guardar.

Para eliminar un flujo de trabajo,

• Pasa el cursor por encima en tu plantilla de flujo de trabajo y haz clic en el botón de la papelera que hay junto a él.

Para mover un flujo de trabajo hacia arriba o hacia abajo en la lista,

• Selecciónelo y haga clic en los botones arriba o abajo situados a la izquierda.
  Este pedido se refleja en la aplicación MyQ Roger Mobile y en las impresoras MyQ Roger.

Añadir usuarios y grupos

Al añadir usuarios/grupos de usuarios a una plantilla de flujo de trabajo, se les concede la capacidad de utilizar dicho flujo de trabajo.

En su plantilla de flujo de trabajo,

• Haga clic en Añadir miembros en la parte derecha de la pantalla y seleccione Añadir grupo.

• Seleccione los grupos de usuarios de la lista y haga clic en Guardar.

Si desea añadir usuarios específicos a su plantilla de flujo de trabajo,

• Haga clic en Añadir miembros en la parte derecha de la pantalla y seleccione Añadir usuario, seleccione un usuario y haga clic en Guardar.

Para eliminar usuarios o grupos de usuarios,

• Pase el cursor sobre el usuario o grupo de usuarios y haga clic en el papelera botón situado junto a él.

Para comprobar si se ha añadido un usuario al flujo de trabajo,

• Haga clic en la barra de búsqueda y escriba el nombre de usuario Nombre o Apellido, luego haga clic en el buscar icono.
  No se puede buscar por nombre de usuario.

Para volver a la lista completa de usuarios añadidos, actualiza la página o elimina el nombre y los apellidos de la barra de búsqueda y vuelve a hacer clic en el icono de búsqueda.

Plantillas de flujo de trabajo Transición

Como se ha mencionado, las plantillas de flujo de trabajo son una función de pago. Cuando se actualiza a un nivel de licencia que incluye la función de plantillas de flujo de trabajo:

Inquilino sin usuarios - Si se ha actualizado un nuevo inquilino, simplemente elimine todos los flujos de trabajo de todos los usuarios (predeterminados) y sustitúyalos por la plantilla predeterminada.

Inquilino con usuarios existentes - No se producirá ningún cambio hasta que el administrador del inquilino inicie sesión en la interfaz de usuario web de MyQ Roger para iniciar la transición. Allí, el administrador tendrá dos opciones:

Como administrador, ahora puede definir varias plantillas de flujo de trabajo para escanear y copiar, poniéndolas a disposición de usuarios y/o grupos de usuarios seleccionados. También puede controlar mediante derechos de usuario si los usuarios pueden modificar los flujos de trabajo de las plantillas asignadas o crear los suyos propios y restablecer sus flujos de trabajo a la configuración predeterminada en cualquier momento.

Ahora se asignará a todos los usuarios la plantilla de flujo de trabajo predeterminada, que sustituirá a las acciones predeterminadas que tenían disponibles anteriormente. Decida cómo procesar los flujos de trabajo personales personalizados que los usuarios ya han creado para sí mismos en Roger.

• Deja los flujos de trabajo personales personalizados tal cual. La plantilla predeterminada solo reemplazará los flujos de trabajo predeterminados originales.

• Elimine todos los flujos de trabajo personales personalizados de todos los usuarios antes de aplicar la plantilla de flujo de trabajo predeterminada.

La primera opción elimina solo los flujos de trabajo predeterminados originales para todos los usuarios y los sustituye por la plantilla predeterminada. La segunda opción borra todos los flujos de trabajo (tanto los favoritos como los recientes) antes de aplicar la plantilla predeterminada.