Plantillas de flujo de trabajo

Las plantillas de flujo de trabajo con parámetros preconfigurados ya están disponibles en MyQ Roger. Permiten simplificar y agilizar los perfiles de escaneo y las acciones de copia de los usuarios.

Esta función permite a los administradores crear y gestionar conjuntos personalizados de flujos de trabajo y asignarlos a usuarios y grupos de usuarios.

Una vez creada y asignada a un usuario o a un grupo de usuarios, una plantilla de flujo de trabajo está disponible para su uso en la aplicación MyQ Roger Mobile y en las impresoras MyQ Roger.

Plantilla de flujo de trabajo predeterminada

Al crear un nuevo inquilino o al activar la función de plantillas de flujo de trabajo en su inquilino existente, se genera una plantilla de flujo de trabajo predeterminada y se asigna a todos los usuarios y grupos de usuarios.

• La plantilla de flujo de trabajo predeterminada no se puede eliminar, pero se le puede cambiar el nombre mediante el botón de edición situado en la esquina superior izquierda.

• También puede hacer clic en el botón «Restaurar valores predeterminados» para restablecer la plantilla de flujo de trabajo predeterminada a su estado inicial.

Todos los usuarios y grupos de usuarios existentes, así como los que se añadan posteriormente —ya sea de forma manual o mediante la sincronización de usuarios—, se asignan automáticamente a la plantilla de flujo de trabajo predeterminada.

• Puede eliminar usuarios o grupos de usuarios de la plantilla de flujo de trabajo predeterminada pasando el cursor por encima del usuario o grupo de usuarios en la plantilla y haciendo clic en el botón de la papelera (eliminar).

  

Los flujos de trabajo que forman parte de la plantilla de flujo de trabajo predeterminada se pueden añadir, eliminar y modificar según sus necesidades.

Los siguientes flujos de trabajo forman parte de la plantilla de flujo de trabajo predeterminada:

• Escanear a Box: este flujo de trabajo solo está disponible en la aplicación MyQ Roger Mobile. (Box debe estar conectado a su tenant y el usuario ya debe estar conectado a su cuenta de Box)

• Escanear a iCloud - Escanear a iCloud. Este flujo de trabajo solo está disponible en la aplicación MyQ Roger Mobile. (solo disponible para usuarios de Apple)

• Escanear a Dropbox: «Escanear a Dropbox». Este flujo de trabajo solo está disponible en la aplicación MyQ Roger Mobile. (Dropbox debe estar conectado a su entorno y el usuario debe estar ya conectado a su cuenta de Dropbox)

• Escanear a Google Drive - Escanear a Google Drive. (Google Drive debe estar conectado a su cuenta y el usuario debe estar ya conectado a su cuenta de Google Drive)

• Escanear a OneDrive: escanear a OneDrive. (OneDrive debe estar conectado a su cuenta y el usuario debe estar ya conectado a su cuenta de OneDrive)

• Escanear a mi teléfono: guarda el documento escaneado en el teléfono del usuario.

• Easy Copy: cuando el usuario pulsa esta acción, la página se copia inmediatamente.

• Escanear a @correo: escanear a una o varias direcciones de correo electrónico.

• Escanear a @me: escanear a la dirección o direcciones de correo electrónico del usuario.

Creación de una plantilla de flujo de trabajo

• En el menú de la izquierda, ve a Flujos de trabajo > Plantillas.

• Desplázate hasta el final de la lista de plantillas y haz clic en «+ Crear nueva plantilla».

• En la ventana emergente, añade un nombre para tu nueva plantilla de flujo de trabajo y haz clic en Guardar.

  

• Tu nueva plantilla de flujo de trabajo ya está creada, y ahora puedes añadirle flujos de trabajo y asignarla a usuarios y grupos de usuarios.

  

Añadir un flujo de trabajo a una plantilla

Puedes crear nuevos flujos de trabajo para la Plantilla de flujo de trabajo predeterminada o para cualquier otra plantilla que tengas.

• En la plantilla de flujo de trabajo que quieras ampliar, haz clic en «Crear flujo de trabajo».

• En la ventana emergente, en la pestaña «General», configura el nuevo flujo de trabajo según tus necesidades:

  

• Nombre para mostrar: añade un nombre para tu flujo de trabajo que se mostrará en la aplicación móvil MyQ Roger y en las impresoras MyQ Roger.

• Descripción: añade una descripción del flujo de trabajo.

• Color: selecciona un color para el mosaico del flujo de trabajo.

• Icono: selecciona un icono para el mosaico del flujo de trabajo.

• Escanear a: selecciona el destino del escaneo. Dependiendo de tu elección, aparecerán más opciones disponibles. Los destinos disponibles son:

  • Correo electrónico

    • Correo electrónico predefinido: especifica la dirección de correo electrónico o varias direcciones separadas por comas

    • Preguntarme cada vez antes de escanear

    • Dirección de correo electrónico del usuario

  • OneDrive (OneDrive debe estar conectado previamente a MyQ Roger).

    • Cómo guardar: selecciona el destino de almacenamiento. Las opciones disponibles son:

      • Guardar en «MyQ Scans» (esta es la carpeta «MyQ Scans» de su almacenamiento en la nube)

      • Pregúntame después de escanear

  • Google Drive (primero hay que conectar Google Drive a MyQ Roger).

    • Cómo guardar: selecciona la ubicación de almacenamiento. Las opciones disponibles son:

      • Guardar en MyQ Scans (esta es la carpeta «MyQ Scans» de tu almacenamiento en la nube)

      • Pregúntame después de escanear

  • SharePoint (la opción de SharePoint solo está disponible con una licencia específica y, además, es necesario My Settings: conectar primero SharePoint a MyQ Roger).

    • URL del sitio de SharePoint: introduce la URL del sitio de SharePoint. Ve a la página de inicio del sitio y copia aquí la URL. Por ejemplo: https://company.sharepoint.com/sites/MySite. MyQ escaneará a la biblioteca «Documentos».

    • Cómo guardar: selecciona el destino de guardado. Las opciones disponibles son:

      • Guardar en «MyQ Scans» (se trata de la carpeta «MyQ Scans» de tu almacenamiento en la nube)

      • Preguntarme después de escanear

      • Guardar en una carpeta predefinida

        • Guardar en carpeta: especifica la ruta exacta de la carpeta.

  • USB (no compatible con dispositivos Kyocera)

  • Imprimir

  • iCloud (solo disponible en la aplicación MyQ Roger Mobile)

  • Dropbox (solo disponible en la aplicación MyQ Roger Mobile)

    • Cómo guardar: selecciona el destino de guardado. Las opciones disponibles son:

      • Guardar en «MyQ Scans» (esta es la carpeta «MyQ Scans» de tu almacenamiento en la nube)

      • Preguntarme después de escanear

  • Box (disponible únicamente en la aplicación MyQ Roger Mobile)

    • Cómo guardar: selecciona la ubicación de guardado. Las opciones disponibles son:

      • Guardar en MyQ Scans (se trata de la carpeta MyQ Scans de tu almacenamiento en la nube)

      • Preguntarme después de escanear

  • Teléfono (solo disponible en la aplicación MyQ Roger Mobile)

En la pestaña «Parámetros», especifica los parámetros necesarios para tu flujo de trabajo:

• Caras: elige una opción de impresión a doble cara o a una sola cara de la lista: Predeterminado (una sola cara), Doble cara (borde largo), Doble cara (borde corto).

• Perfil de color: elige el color del trabajo: Predeterminado, Monocromo, Automático, Gris, A todo color.

• Resolución: elige la resolución del trabajo: Predeterminada, 100, 200, 300, 400, 600, 1200.

• Opciones de tamaño de papel: elige el tamaño de papel del trabajo: A3, A4, A5, A6, Automático, B4, B5, B6, Ejecutivo, Folio, Ledger, Legal, Carta, Mixto, Oficio II, Extracto.

• Formato: selecciona un formato de archivo.

• Escaneo continuo: cambia la configuración del escaneo continuo.

• Separación de escaneado: cambia la configuración de la separación de escaneado.

• Orientación del original: cambia la configuración de orientación.

• Omitir páginas en blanco: activa o desactiva la opción de omitir páginas en blanco.

Una vez que haya terminado con las pestañas «General» y «Parámetros», haga clic en «Guardar» para aplicar los cambios y guardar el nuevo flujo de trabajo.

Edición de un flujo de trabajo

Para editar un flujo de trabajo,

• pasa el cursor por encima de él en tu plantilla de flujo de trabajo y haz clic en el botón «Editar» situado junto a él.

  

• En la ventana emergente, modifica la configuración general y de parámetros del flujo de trabajo y haz clic en «Guardar».

Para eliminar un flujo de trabajo,

• pasa el cursor por encima de él en tu plantilla de flujos de trabajo y haz clic en el botón de la papelera que hay junto a él.

Para mover un flujo de trabajo hacia arriba o hacia abajo en la lista,

• selecciónalo y haz clic en los botones «Arriba» o «Abajo» situados a la izquierda.
  Este orden se refleja en la aplicación MyQ Roger Mobile y en las impresoras MyQ Roger.

Añadir usuarios y grupos

En tu plantilla de flujo de trabajo,

• haz clic en «Añadir miembros» en la parte derecha de la pantalla y selecciona «Añadir grupo».

• Selecciona los grupos de usuarios de la lista y haz clic en «Guardar».

Si desea añadir usuarios concretos a su plantilla de flujo de trabajo,

• haz clic en «Añadir miembros» en la parte derecha de la pantalla y selecciona «Añadir usuario», selecciona un usuario y haz clic en «Guardar».

Para eliminar usuarios o grupos de usuarios,

• pasa el cursor por encima del usuario o grupo de usuarios y haz clic en el botón de la papelera que hay junto a él.

Para comprobar si se ha añadido un usuario al flujo de trabajo,

• haz clic en la barra de búsqueda, escribe el nombre o los apellidos del usuario y, a continuación, haz clic en el icono de búsqueda. No
  se puede buscar por nombre de usuario.

Transición a las plantillas de flujo de trabajo

Como se ha mencionado, las plantillas de flujo de trabajo son una función de pago. Cuando se actualice a un nivel de licencia que incluya la función de plantillas de flujo de trabajo:

Inquilino sin usuarios: si se ha actualizado un nuevo inquilino, basta con eliminar todos los flujos de trabajo de todos los usuarios (predeterminados) y sustituirlos por la plantilla predeterminada.

Cliente con usuarios existentes: no se producirá ningún cambio hasta que el administrador del cliente inicie sesión en la interfaz de usuario web de MyQ Roger para iniciar la transición. Allí, se le presentarán dos opciones:

Como administrador, ahora puede definir varias plantillas de flujo de trabajo para el escaneo y la copia, poniéndolas a disposición de usuarios y/o grupos de usuarios seleccionados. También puede controlar, mediante los derechos de usuario, si se permite a los usuarios modificar los flujos de trabajo de las plantillas asignadas o crear los suyos propios, así como restablecer sus flujos de trabajo a la configuración predeterminada en cualquier momento.

A todos los usuarios se les asignará ahora la plantilla de flujo de trabajo predeterminada predefinida, que sustituirá a las acciones predeterminadas de las que disponían anteriormente. Decida cómo gestionar los flujos de trabajo personales personalizados que los usuarios ya se han creado en Roger.

• Deja los flujos de trabajo personales personalizados tal y como están. La plantilla predeterminada solo sustituirá a los flujos de trabajo predeterminados originales.

• Elimina todos los flujos de trabajo personales personalizados de todos los usuarios antes de aplicar la plantilla de flujo de trabajo predeterminada.

La primera opción elimina únicamente los flujos de trabajo predeterminados originales de todos los usuarios, sustituyéndolos por la plantilla predeterminada. La segunda opción borra todos los flujos de trabajo (tanto los favoritos como los recientes) antes de aplicar la plantilla predeterminada.