Modelli di flusso di lavoro

I modelli di flusso di lavoro richiedono il pagamento di MyQ Roger Gestione della stampa nel cloud edizione in abbonamento.

I modelli di flusso di lavoro con parametri preconfigurati sono ora disponibili in MyQ Roger. Possono semplificare e velocizzare le azioni di scansione e copia degli utenti.

Questa funzione consente agli amministratori di creare e gestire set personalizzati di flussi di lavoro e di assegnarli a utenti e gruppi di utenti.

Una volta creato e assegnato a un utente o a un gruppo di utenti, un modello di flusso di lavoro è disponibile per l'uso nell'app MyQ Roger Mobile e nelle stampanti MyQ Roger.

Modello di flusso di lavoro predefinito

Quando si crea un nuovo tenant o si attiva la funzione Modelli di flusso di lavoro nel tenant esistente, viene generato un Modello di flusso di lavoro predefinito e assegnato a tutti gli utenti e gruppi di utenti.

• Il modello di flusso di lavoro predefinito non può essere eliminato, ma può essere rinominato tramite il comando modifica nell'angolo superiore sinistro.

• È inoltre possibile fare clic sul pulsante Ripristino delle impostazioni predefinite per ripristinare il modello di flusso di lavoro predefinito.

  

Tutti gli utenti o i gruppi di utenti esistenti e quelli aggiunti successivamente, manualmente o tramite la sincronizzazione degli utenti, vengono assegnati automaticamente al modello di flusso di lavoro predefinito.

• È possibile eliminare gli utenti o i gruppi di utenti dal modello di flusso di lavoro predefinito passando il mouse sull'utente o sul gruppo di utenti nel modello e facendo clic sul pulsante cestino (eliminazione).

  

I flussi di lavoro che fanno parte del modello di flusso di lavoro predefinito possono essere aggiunti, rimossi e modificati in base alle proprie esigenze.

I seguenti flussi di lavoro fanno parte del modello di flusso di lavoro predefinito:

• Scansione su scatola - Scansione su scatola. Questo flusso di lavoro è disponibile solo nell'app MyQ Roger Mobile. (La casella deve essere collegata al vostro inquilino e l'utente deve essere già collegato alla sua casella).

• Scansione su iCloud - Scansione su iCloud. Questo flusso di lavoro è disponibile solo nell'app MyQ Roger Mobile. (disponibile solo per gli utenti Apple)

• Scansione su Dropbox - Scansione su Dropbox. Questo flusso di lavoro è disponibile solo nell'app MyQ Roger Mobile. (Dropbox deve essere collegato al vostro tenant e l'utente deve essere già collegato al suo Dropbox).

• Scansione su Google Drive - Scansione su Google Drive. (Google Drive deve essere collegato al vostro inquilino e l'utente deve essere già collegato al suo Google Drive).

• Scansione su OneDrive - Scansione su OneDrive. (OneDrive deve essere connesso al vostro tenant e l'utente deve essere già connesso al suo OneDrive).

• Scan to my phone - Salva il documento scansionato sul telefono dell'utente.

• Easy Copy - Dopo che l'utente ha toccato questa azione, la pagina viene immediatamente copiata.

• Scansione su @email - Scansione su un indirizzo e-mail.

• Scansione su @me - Scansione sull'indirizzo e-mail dell'utente.

Creazione di un modello di flusso di lavoro

• Nel menu di sinistra, andare su Flussi di lavoro>Modelli.

• In alto a destra, fare clic su Creare un modello.

• Nella finestra a comparsa, aggiungere un elemento Nome visualizzato per il nuovo modello di flusso di lavoro e fare clic su Risparmiare.

  

• Il nuovo modello di flusso di lavoro è stato creato e ora è possibile aggiungervi flussi di lavoro e assegnarli a utenti e gruppi di utenti.

Aggiunta di un flusso di lavoro a un modello

È possibile creare nuovi flussi di lavoro per il modello di flusso di lavoro predefinito o per qualsiasi altro modello esistente.

• Nel modello di flusso di lavoro che si desidera espandere, fare clic su Creare un flusso di lavoro.

  

• Nella finestra a comparsa, nel campo Generale progettare il nuovo flusso di lavoro in base alle proprie esigenze:

  

• Nome visualizzato - Aggiungete un nome per il vostro flusso di lavoro che verrà visualizzato sull'applicazione mobile MyQ Roger e sulle stampanti MyQ Roger.

• Descrizione - Aggiungere una descrizione per il flusso di lavoro.

• Colore - Selezionare un colore per il riquadro del flusso di lavoro.

• Icona - Selezionare un'icona per il riquadro del flusso di lavoro.

  

• Scansione su - Selezionare la destinazione della scansione. A seconda della scelta effettuata, sono disponibili altre opzioni. Le destinazioni disponibili sono:

  • Email

    • E-mail predefinita: specificare l'indirizzo e-mail

    • Chiedetemi ogni volta prima della scansione

    • Indirizzo e-mail dell'utente

  • OneDrive (OneDrive deve essere prima collegato a MyQ Roger).

    • Come risparmiare - Selezionare la destinazione di salvataggio. Le opzioni disponibili sono:

      • Salvare in MyQ Scans (si tratta della cartella MyQ Scans nel cloud storage).

      • Chiedetemi dopo la scansione

  • Google Drive (Google Drive deve essere prima collegato a MyQ Roger).

    • Come risparmiare - Selezionare la destinazione di salvataggio. Le opzioni disponibili sono:

      • Salvare in MyQ Scans (si tratta della cartella MyQ Scans nel cloud storage).

      • Chiedetemi dopo la scansione

  • SharePoint (l'opzione SharePoint diventa disponibile solo con una licenza specifica e SharePoint deve prima essere collegato a MyQ Roger).

    • URL del sito SharePoint - Inserire l'URL del sito SharePoint. Andare alla pagina iniziale del sito e copiare l'URL qui. Ad esempio: https://company.sharepoint.com/sites/MySite. MyQ eseguirà la scansione nella libreria Documenti.

    • Come risparmiare - Selezionare la destinazione di salvataggio. Le opzioni disponibili sono:

      • Salvare in MyQ Scans (si tratta della cartella MyQ Scans nel cloud storage).

      • Chiedetemi dopo la scansione

      • Salvare in una cartella predefinita

        • Salva nella cartella - Specificare il percorso esatto della cartella.

  • USB (non supportato sui dispositivi Kyocera)

  • Stampa

  • iCloud (Disponibile solo nell'applicazione MyQ Roger Mobile)

  • Dropbox (Disponibile solo nell'applicazione MyQ Roger Mobile)

    • Come risparmiare - Selezionare la destinazione di salvataggio. Le opzioni disponibili sono:

      • Salvare in MyQ Scans (si tratta della cartella MyQ Scans nel cloud storage).

      • Chiedetemi dopo la scansione

  • Scatola (Disponibile solo nell'applicazione MyQ Roger Mobile)

    • Come risparmiare - Selezionare la destinazione di salvataggio. Le opzioni disponibili sono:

      • Salvare in MyQ Scans (si tratta della cartella MyQ Scans nel cloud storage).

      • Chiedetemi dopo la scansione

  • Telefono (Disponibile solo nell'applicazione MyQ Roger Mobile)

Nel Parametri specificare i parametri necessari per il flusso di lavoro:

• Lati - scegliere un'opzione fronte/retro dall'elenco: Predefinito (lato singolo), Fronte/retro (bordo lungo), Fronte/retro (bordo corto).

• Profilo del colore - scegliere il colore del lavoro: Predefinito, Mono, Auto, Grigio, Completo.

• Risoluzione - scegliere la risoluzione del lavoro: Predefinita, 100, 200, 300, 400, 600, 1200.

• Opzioni di formato carta - scegliere il formato carta del lavoro: A3, A4, A5, A6, Auto, B4, B5, B6, Executive, Folio, Ledger, Legal, Letter, Mixed, Oficio II, Statement.

Una volta completate le schede Generale e Parametri, fare clic su Risparmiare per applicare le modifiche e salvare il nuovo flusso di lavoro.

Modifica di un flusso di lavoro

Per modificare un flusso di lavoro,

• Passare il mouse su di esso nel modello di flusso di lavoro e fare clic sul pulsante Modifica accanto ad esso.

  

• Nella finestra a comparsa, modificare le impostazioni generali e dei parametri del flusso di lavoro e fare clic su Risparmiare.

Per eliminare un flusso di lavoro,

• Passare il mouse su di esso nel modello del flusso di lavoro e fare clic sul pulsante del cestino accanto ad esso.

Per spostare un flusso di lavoro in alto o in basso nell'elenco,

• Selezionatelo e fate clic sui pulsanti in alto o in basso a sinistra.
  Questo ordine si riflette nell'app MyQ Roger Mobile e nelle stampanti MyQ Roger.

Aggiunta di utenti e gruppi

L'aggiunta di utenti/gruppi di utenti a un modello di flusso di lavoro dà loro la possibilità di utilizzare il flusso di lavoro.

Nel modello di flusso di lavoro,

• Cliccare Aggiungi gruppo sul lato destro dello schermo.

• Selezionare i gruppi di utenti dall'elenco e fare clic su Risparmiare.

  

Se si desidera aggiungere utenti specifici al modello di flusso di lavoro,

• Fare clic su Aggiungi utente. Selezionare gli utenti dall'elenco e fare clic su Risparmiare.

  

Per eliminare gli utenti o i gruppi di utenti,

• Passare il mouse sull'utente o sul gruppo di utenti e fare clic sul pulsante cestino accanto ad esso.

Per verificare se un utente è stato aggiunto al flusso di lavoro,

• Cliccare sulla barra di ricerca e digitare il nome dell'utente Nome o Cognome, quindi fare clic sul pulsante ricerca icona.
  Non è possibile effettuare una ricerca per nome utente.

  

Per tornare all'elenco completo degli utenti aggiunti, aggiornare la pagina o rimuovere il nome/cognome dalla barra di ricerca e cliccare nuovamente sull'icona di ricerca.

Modelli di flusso di lavoro Transizione

Come già detto, i modelli di flusso di lavoro sono una funzione a pagamento. Quando si passa a un livello di licenza con la funzione modelli di flusso di lavoro inclusa:

Inquilino senza utenze - Se è stato aggiornato un nuovo tenant, è sufficiente eliminare tutti i flussi di lavoro per tutti gli utenti (predefiniti) e sostituirli con il modello predefinito.

Inquilino con utenze esistenti - La modifica non avrà luogo finché l'amministratore del tenant non accederà all'interfaccia web di MyQ Roger per avviare la transizione. A questo punto, all'amministratore vengono presentate due opzioni:

In qualità di amministratore, è ora possibile definire più modelli di flusso di lavoro per la scansione e la copia, rendendoli disponibili a utenti e/o gruppi di utenti selezionati. È inoltre possibile controllare, in base ai diritti dell'utente, se gli utenti possono modificare i modelli di flusso di lavoro assegnati o produrne di propri e ripristinare i flussi di lavoro alla configurazione predefinita in qualsiasi momento.

A tutti gli utenti verrà assegnato il modello di flusso di lavoro predefinito, che sostituirà le azioni predefinite che avevano a disposizione in precedenza. Decidete come elaborare i flussi di lavoro personali personalizzati che gli utenti hanno già creato per sé in Roger.

• Lasciare i flussi di lavoro personalizzati al loro posto. Il modello predefinito sostituirà solo i flussi di lavoro predefiniti originali.

• Eliminare tutti i flussi di lavoro personali personalizzati di tutti gli utenti prima di applicare il modello di flusso di lavoro predefinito.

La prima opzione elimina solo i flussi di lavoro predefiniti originali per tutti gli utenti, sostituendoli con il modello predefinito. La seconda opzione cancella tutti i flussi di lavoro (preferiti e recenti) prima di applicare il modello predefinito.