Modelli di flusso di lavoro

I modelli di flusso di lavoro con parametri preconfigurati sono ora disponibili in MyQ Roger. Possono semplificare e velocizzare i profili di scansione e le azioni di copia degli utenti.

Questa funzionalità consente agli amministratori di creare e gestire insiemi personalizzati di flussi di lavoro e di assegnarli a utenti e gruppi di utenti.

Una volta creato e assegnato a un utente o a un gruppo di utenti, un modello di flusso di lavoro è disponibile per l’uso nell’app MyQ Roger Mobile e nelle stampanti MyQ Roger.

Modello di flusso di lavoro predefinito

Quando si crea un nuovo tenant o si attiva la funzionalità dei modelli di flusso di lavoro in un tenant esistente, viene generato un modello di flusso di lavoro predefinito che viene assegnato a tutti gli utenti e a tutti i gruppi di utenti.

• Il modello di flusso di lavoro predefinito non può essere eliminato, ma può essere rinominato tramite il pulsante di modifica nell’angolo in alto a sinistra.

• È inoltre possibile fare clic sul pulsante Ripristina impostazioni predefinite per riportare il modello di flusso di lavoro predefinito allo stato predefinito.

Tutti gli utenti o i gruppi di utenti esistenti e quelli aggiunti successivamente, sia manualmente che tramite sincronizzazione utente, vengono automaticamente assegnati al modello di flusso di lavoro predefinito.

• È possibile eliminare utenti o gruppi di utenti dal modello di flusso di lavoro predefinito passando il mouse sull’utente o sul gruppo di utenti nel modello e facendo clic sul pulsante del cestino (elimina).

  

I flussi di lavoro che fanno parte del modello di flusso di lavoro predefinito possono essere aggiunti, rimossi e modificati in base alle proprie esigenze.

I seguenti flussi di lavoro fanno parte del modello di flusso di lavoro predefinito:

• Scansione su Box - Scansione su Box. Questo flusso di lavoro è disponibile solo nell’app MyQ Roger Mobile. (Box deve essere collegato al proprio tenant e l’utente deve essere già connesso al proprio account Box)

• Scansiona su iCloud - Scansiona su iCloud. Questo flusso di lavoro è disponibile solo nell’app MyQ Roger Mobile. (disponibile solo per gli utenti Apple)

• Scansiona su Dropbox - Scansiona su Dropbox. Questo flusso di lavoro è disponibile solo nell’app MyQ Roger Mobile. (Dropbox deve essere collegato al proprio tenant e l’utente deve essere già connesso al proprio account Dropbox)

• Scansione su Google Drive - Scansione su Google Drive. (Google Drive deve essere collegato al proprio tenant e l’utente deve essere già connesso al proprio account Google Drive)

• Scansiona su OneDrive - Scansiona su OneDrive. (OneDrive deve essere collegato al proprio tenant e l’utente deve essere già connesso al proprio account OneDrive)

• Scansiona sul mio telefono - Salva il documento scansionato sul telefono dell’utente.

• Easy Copy - Dopo che l’utente ha toccato questa azione, la pagina viene immediatamente copiata.

• Scansiona a @email - Scansiona a uno o più indirizzi e-mail.

• Scansiona su @me - Scansiona verso gli indirizzi e-mail degli utenti.

Creazione di un modello di flusso di lavoro

• Nel menu a sinistra, vai su Flussi di lavoro > Modelli.

• Scorri verso il basso fino alla fine dell'elenco dei modelli e fai clic su + Crea nuovo modello.

• Nella finestra a comparsa, inserisci un Nome visualizzato per il tuo nuovo modello di flusso di lavoro e clicca su Salva.

  

• Il nuovo modello di flusso di lavoro è stato creato; ora puoi aggiungervi flussi di lavoro e assegnarlo a utenti e gruppi di utenti.

  

Aggiunta di un flusso di lavoro a un modello

È possibile creare nuovi flussi di lavoro per il Modello di flusso di lavoro predefinito o per qualsiasi altro modello a disposizione.

• Nel modello di flusso di lavoro che desideri espandere, fai clic su Crea flusso di lavoro.

• Nella finestra pop-up, nella scheda Generale, configura il nuovo flusso di lavoro in base alle tue esigenze:

  

• Nome visualizzato: aggiungi un nome per il flusso di lavoro che verrà visualizzato sull’app mobile MyQ Roger e sulle stampanti MyQ Roger.

• Descrizione: aggiungere una descrizione per il flusso di lavoro.

• Colore: selezionare un colore per il riquadro del flusso di lavoro.

• Icona: seleziona un'icona per il riquadro del flusso di lavoro.

• Scansiona verso - Seleziona la destinazione della scansione. A seconda della scelta effettuata, saranno disponibili ulteriori opzioni. Le destinazioni disponibili sono:

  • E-mail

    • E-mail predefinita: specifica l'indirizzo e-mail o gli indirizzi separati da virgola

    • Chiedimi ogni volta prima della scansione

    • Indirizzo e-mail degli utenti

  • OneDrive (OneDrive deve essere prima collegato a MyQ Roger).

    • Come salvare: selezionare la destinazione di salvataggio. Le opzioni disponibili sono:

      • Salva in MyQ Scans (si tratta della cartella MyQ Scans nel tuo spazio di archiviazione cloud)

      • Chiedimi dopo la scansione

  • Google Drive (Google Drive deve essere prima collegato a MyQ Roger).

    • Come salvare - Seleziona la destinazione di salvataggio. Le opzioni disponibili sono:

      • Salva in MyQ Scans (si tratta della cartella MyQ Scans nel tuo spazio di archiviazione cloud)

      • Chiedimi dopo la scansione

  • SharePoint (l’opzione SharePoint è disponibile solo con una licenza specifica e SharePoint deve essere prima collegato a MyQ Roger).

    • URL del sito SharePoint - Inserisci l’URL del sito SharePoint. Vai alla pagina iniziale del sito e copia qui l’URL. Ad esempio: https://company.sharepoint.com/sites/MySite. MyQ eseguirà la scansione nella libreria Documenti.

    • Come salvare - Seleziona la destinazione di salvataggio. Le opzioni disponibili sono:

      • Salva in MyQ Scans (si tratta della cartella MyQ Scans nel tuo spazio di archiviazione cloud)

      • Chiedimi dopo la scansione

      • Salva in una cartella predefinita

        • Salva nella cartella - Specificare il percorso esatto della cartella.

  • USB (non supportato sui dispositivi Kyocera)

  • Stampa

  • iCloud (disponibile solo nell'app MyQ Roger Mobile)

  • Dropbox (disponibile solo nell’app MyQ Roger Mobile)

    • Come salvare - Seleziona la destinazione di salvataggio. Le opzioni disponibili sono:

      • Salva su MyQ Scans (si tratta della cartella MyQ Scans nel tuo spazio di archiviazione cloud)

      • Chiedimi dopo la scansione

  • Box (disponibile solo nell’app MyQ Roger Mobile)

    • Come salvare - Seleziona la destinazione di salvataggio. Le opzioni disponibili sono:

      • Salva in MyQ Scans (si tratta della cartella MyQ Scans nel tuo spazio di archiviazione cloud)

      • Chiedimi dopo la scansione

  • Telefono (disponibile solo nell’app MyQ Roger Mobile)

Nella scheda Parametri, specifica i parametri necessari per il tuo flusso di lavoro:

• Facce: scegliere un'opzione fronte-retro o solo fronte dall'elenco: Predefinito (solo fronte), Fronte-retro (lato lungo), Fronte-retro (lato corto).

• Profilo colore: scegli il colore del lavoro: Predefinito, Mono, Auto, Grigio, Pieno.

• Risoluzione - scegli la risoluzione del lavoro: Predefinita, 100, 200, 300, 400, 600, 1200.

• Opzioni formato carta - scegli il formato carta del lavoro: A3, A4, A5, A6, Automatico, B4, B5, B6, Executive, Folio, Ledger, Legal, Letter, Misto, Oficio II, Statement.

• Formato: selezionare un formato di file.

• Scansione continua - modificare le impostazioni di scansione continua.

• Separazione scansione - modifica le impostazioni di separazione della scansione.

• Orientamento originale: modifica le impostazioni di orientamento.

• Salta pagine vuote: attiva o disattiva l’opzione “Salta pagine vuote”.

Una volta completate le schede Generale e Parametri, fare clic su Salva per applicare le modifiche e salvare il nuovo flusso di lavoro.

Modifica di un flusso di lavoro

Per modificare un flusso di lavoro,

• passa il mouse sul flusso di lavoro nel modello e fai clic sul pulsante "Modifica" accanto ad esso.

  

• Nella finestra a comparsa, modifica le impostazioni generali e dei parametri del flusso di lavoro, quindi fai clic su Salva.

Per eliminare un flusso di lavoro,

• passa con il mouse sul flusso di lavoro nel tuo modello e clicca sul pulsante del cestino accanto ad esso.

Per spostare un flusso di lavoro verso l'alto o verso il basso nell'elenco,

• selezionalo e clicca sui pulsanti "su" o "giù" a sinistra.
  Questo ordine viene riportato nell'app MyQ Roger Mobile e nelle stampanti MyQ Roger.

Aggiunta di utenti e gruppi

Nel modello di flusso di lavoro,

• fare clic su “Aggiungi membri” sul lato destro dello schermo e selezionare “Aggiungi gruppo”.

• Selezionare i gruppi di utenti dall’elenco e fare clic su Salva.

Se si desidera aggiungere utenti specifici al modello di flusso di lavoro,

• fare clic su "Aggiungi membri" sul lato destro dello schermo e selezionare "Aggiungi utente", quindi selezionare un utente e fare clic su "Salva".

Per eliminare utenti o gruppi di utenti,

• passa con il mouse sull'utente o sul gruppo di utenti e clicca sul pulsante a forma di cestino accanto ad esso.

Per verificare se un utente è stato aggiunto al flusso di lavoro,

• fai clic nella barra di ricerca e digita il nome o il cognome dell’utente, quindi fai clic sull’icona di ricerca. Non
  è possibile effettuare la ricerca per nome utente.

Transizione ai modelli di flusso di lavoro

Come accennato, i modelli di flusso di lavoro sono una funzionalità a pagamento. Quando si esegue l’aggiornamento a un livello di licenza che include la funzionalità dei modelli di flusso di lavoro:

Tenant senza utenti - Se è stato effettuato il passaggio a un nuovo tenant, è sufficiente eliminare tutti i flussi di lavoro per tutti gli utenti (predefiniti) e sostituirli con il modello predefinito.

Tenant con utenti esistenti - Non verrà apportata alcuna modifica finché l’amministratore del tenant non effettuerà l’accesso all’interfaccia utente web di MyQ Roger per avviare la transizione. Lì, all’amministratore vengono presentate due opzioni:

In qualità di amministratore, ora puoi definire più modelli di flusso di lavoro per la scansione e la copia, rendendoli disponibili a utenti e/o gruppi di utenti selezionati. Puoi anche controllare, tramite i diritti utente, se gli utenti sono autorizzati a modificare i flussi di lavoro dei modelli assegnati o a crearne di propri, nonché ripristinare i loro flussi di lavoro alla configurazione predefinita in qualsiasi momento.

A tutti gli utenti verrà ora assegnato il modello di flusso di lavoro predefinito, che sostituirà le azioni predefinite di cui disponevano in precedenza. Decidete come gestire i flussi di lavoro personali personalizzati che gli utenti hanno già creato per sé stessi in Roger.

• Lasciare inalterati i flussi di lavoro personali personalizzati. Il modello predefinito sostituirà solo i flussi di lavoro predefiniti originali.

• Eliminare tutti i flussi di lavoro personali personalizzati di tutti gli utenti prima di applicare il modello di flusso di lavoro predefinito.

La prima opzione elimina solo i flussi di lavoro predefiniti originali per tutti gli utenti, sostituendoli con il modello predefinito. La seconda opzione cancella completamente tutti i flussi di lavoro (sia i preferiti che quelli recenti) prima di applicare il modello predefinito.