Modèles de flux de travail
Les modèles de flux de travail nécessitent la version payante Gestion d'impression MyQ Roger Cloud édition sur abonnement.
Des modèles de flux de travail avec des paramètres préconfigurés sont désormais disponibles dans MyQ Roger. Ils permettent de simplifier et d'accélérer les actions de numérisation et de copie des utilisateurs.
Cette fonctionnalité permet aux administrateurs de créer et de gérer des ensembles personnalisés de workflows et de les attribuer à des utilisateurs et à des groupes d'utilisateurs.
Une fois créé et attribué à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs, un modèle de flux de travail est disponible pour être utilisé dans l'application MyQ Roger Mobile et les imprimantes MyQ Roger.
Modèle de flux de travail par défaut
Lorsque vous créez un nouveau locataire ou activez la fonctionnalité des modèles de workflow dans votre locataire existant, un modèle de workflow par défaut prédéfini est généré et attribué à tous les utilisateurs et groupes d'utilisateurs.
Le modèle de flux de travail par défaut ne peut pas être supprimé, mais il peut être renommé via le modifier bouton dans le coin supérieur gauche.
Vous pouvez également cliquer sur le Restaurer les paramètres par défaut pour rétablir le modèle de flux de travail par défaut à son état initial.
Tous les utilisateurs ou groupes d'utilisateurs existants et ceux ajoutés ultérieurement, manuellement ou via la synchronisation des utilisateurs, sont automatiquement affectés au modèle de workflow par défaut.
Vous pouvez supprimer des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs du modèle de workflow par défaut en passant la souris sur l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs dans le modèle et en cliquant sur le bouton poubelle (supprimer) bouton.
Les flux de travail qui font partie du modèle de flux de travail par défaut peuvent être ajoutés, supprimés et modifiés selon vos besoins.
Les workflows suivants font partie du modèle de workflow par défaut :
Scan to Box - Numérisation vers Box. Ce flux de travail est uniquement disponible dans l'application MyQ Roger Mobile. (Box doit être connecté à votre locataire et l'utilisateur doit déjà être connecté à son Box)
Numériser vers iCloud - Numériser vers iCloud. Ce flux de travail est uniquement disponible dans l'application MyQ Roger Mobile. (uniquement disponible pour les utilisateurs Apple)
Numériser vers Dropbox - Numériser vers Dropbox. Ce flux de travail est uniquement disponible dans l'application MyQ Roger Mobile. (Dropbox doit être connecté à votre tenant et l'utilisateur doit déjà être connecté à son compte Dropbox)
Numériser vers Google Drive - Numériser vers Google Drive. (Google Drive doit être connecté à votre tenant et l'utilisateur doit déjà être connecté à son Google Drive)
Numériser vers OneDrive - Numériser vers OneDrive. (OneDrive doit être connecté à votre locataire et l'utilisateur doit déjà être connecté à son OneDrive)
Numériser vers mon téléphone - Enregistrer le document numérisé sur le téléphone de l'utilisateur.
Copie facile - Une fois que l'utilisateur a appuyé sur cette action, la page est immédiatement copiée.
Numériser vers @email - Numériser vers une adresse e-mail.
Numériser vers @moi - Numériser vers l'adresse e-mail de l'utilisateur.
Création d'un modèle de flux de travail
Dans le menu de gauche, allez dans Flux de travail>Modèles.
En haut à droite, cliquez sur Créer un modèle.
Dans la fenêtre contextuelle, ajoutez un Nom d'affichage pour votre nouveau modèle de flux de travail et cliquez sur Enregistrer.
Votre nouveau modèle de workflow est créé. Vous pouvez désormais y ajouter des workflows et l'attribuer à des utilisateurs et à des groupes d'utilisateurs.
Ajouter un workflow à un modèle
Vous pouvez créer de nouveaux workflows pour le modèle de workflow par défaut ou tout autre modèle dont vous disposez.
Dans le modèle de flux de travail que vous souhaitez développer, cliquez sur Créer un flux de travail.
Dans la fenêtre contextuelle, dans le Général onglet, concevez le nouveau flux de travail en fonction de vos besoins :
Nom d'affichage - Ajoutez un nom pour votre flux de travail qui s'affichera sur l'application mobile MyQ Roger et les imprimantes MyQ Roger.
Description - Ajoutez une description pour le flux de travail.
Couleur - Sélectionnez une couleur pour la vignette du flux de travail.
Icône - Sélectionnez une icône pour la vignette du flux de travail.
Numériser vers - Sélectionnez la destination de l'analyse. En fonction de votre choix, d'autres options deviennent disponibles. Les destinations disponibles sont les suivantes :
Courriel
E-mail prédéfini - spécifiez l'adresse e-mail
Demandez-moi à chaque fois avant le scan
Adresse e-mail de l'utilisateur
OneDrive (OneDrive doit d'abord être connecté à MyQ Roger).
Comment enregistrer - Sélectionnez la destination d'enregistrement. Les options disponibles sont les suivantes :
Enregistrer dans MyQ Scans (il s'agit du dossier MyQ Scans dans votre espace de stockage cloud)
Demandez-moi après avoir scanné
Google Drive (Google Drive doit d'abord être connecté à MyQ Roger).
Comment enregistrer - Sélectionnez la destination d'enregistrement. Les options disponibles sont les suivantes :
Enregistrer dans MyQ Scans (il s'agit du dossier MyQ Scans dans votre espace de stockage cloud)
Demandez-moi après avoir scanné
SharePoint (l'option SharePoint n'est disponible qu'avec une licence spécifique et SharePoint doit d'abord être connecté à MyQ Roger).
URL du site SharePoint - Entrez l'URL du site SharePoint. Accédez à la page d'accueil du site et copiez l'URL ici. Par exemple : https://company.sharepoint.com/sites/MySitemyQ numérisera vers la bibliothèque Documents.
Comment enregistrer - Sélectionnez la destination d'enregistrement. Les options disponibles sont les suivantes :
Enregistrer dans MyQ Scans (il s'agit du dossier MyQ Scans dans votre espace de stockage cloud)
Demandez-moi après avoir scanné
Enregistrer dans un dossier prédéfini
Enregistrer dans le dossier - Indiquez le chemin d'accès exact au dossier.
USB (non pris en charge sur les appareils Kyocera)
Imprimer
iCloud (Disponible uniquement dans l'application mobile MyQ Roger)
Dropbox (Disponible uniquement dans l'application mobile MyQ Roger)
Comment enregistrer - Sélectionnez la destination d'enregistrement. Les options disponibles sont les suivantes :
Enregistrer dans MyQ Scans (il s'agit du dossier MyQ Scans dans votre espace de stockage cloud)
Demandez-moi après avoir scanné
Boîte (Disponible uniquement dans l'application mobile MyQ Roger)
Comment enregistrer - Sélectionnez la destination d'enregistrement. Les options disponibles sont les suivantes :
Enregistrer dans MyQ Scans (il s'agit du dossier MyQ Scans dans votre espace de stockage cloud)
Demandez-moi après avoir scanné
Téléphone (Disponible uniquement dans l'application mobile MyQ Roger)
Dans le Paramètres onglet, spécifiez les paramètres requis pour votre flux de travail :
Côtés - choisissez une option recto verso/recto seul dans la liste : Par défaut (recto seul), Recto verso (bord long), Recto verso (bord court).
Profil couleur - choisissez la couleur du travail : Par défaut, Mono, Auto, Gris, Plein.
Résolution - choisissez la résolution du travail : Par défaut, 100, 200, 300, 400, 600, 1200.
Options de format papier - choisissez le format papier de la tâche : A3, A4, A5, A6, Auto, B4, B5, B6, Executive, Folio, Ledger, Legal, Letter, Mixte, Oficio II, Statement.
Format - sélectionnez un format de fichier.
Balayage continu - modifier les paramètres de balayage continu.
Séparation par balayage - modifier les paramètres de séparation des scans.
Orientation d'origine - modifier les paramètres d'orientation.
Ignorer les pages vierges - activer ou désactiver le saut des pages vierges.
Une fois que vous avez terminé avec les onglets Général et Paramètres, cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos modifications et enregistrer le nouveau flux de travail.
Modification d'un workflow
Pour modifier un flux de travail,
Passez la souris dessus dans votre modèle de flux de travail et cliquez sur le Modifier bouton situé à côté.
Dans la fenêtre contextuelle, modifiez les paramètres généraux et les paramètres du flux de travail, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour supprimer un workflow,
Passez la souris dessus dans votre modèle de flux de travail et cliquez sur le bouton corbeille à côté.
Pour déplacer un workflow vers le haut ou vers le bas dans la liste,
Sélectionnez-le et cliquez sur les boutons haut ou bas à gauche.
Cette commande est reflétée dans l'application MyQ Roger Mobile et les imprimantes MyQ Roger.
Ajouter des utilisateurs et des groupes
L'ajout d'utilisateurs/groupes d'utilisateurs à un modèle de workflow leur permet d'utiliser ce workflow.
Dans votre modèle de flux de travail,
Cliquez sur Ajouter des membres sur le côté droit de l'écran et sélectionnez Ajouter un groupe.
Sélectionnez les groupes d'utilisateurs dans la liste et cliquez sur Enregistrer.
Si vous souhaitez ajouter des utilisateurs spécifiques à votre modèle de workflow,
Cliquez sur Ajouter des membres sur le côté droit de l'écran et sélectionnez Ajouter un utilisateur, sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Enregistrer.
Pour supprimer des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs,
Passez la souris sur l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs et cliquez sur le poubelle bouton situé à côté.
Pour vérifier si un utilisateur a été ajouté au flux de travail,
Cliquez dans la barre de recherche et saisissez le nom d'utilisateur Prénom ou Nom de famille, puis cliquez sur le recherche icône.
Vous ne pouvez pas effectuer de recherche par nom d'utilisateur.
Pour revenir à la liste complète des utilisateurs ajoutés, actualisez la page ou supprimez le prénom/nom de famille dans la barre de recherche et cliquez à nouveau sur l'icône de recherche.
Modèles de flux de travail Transition
Comme mentionné précédemment, les modèles de flux de travail sont une fonctionnalité payante. Lorsque vous passez à un niveau de licence incluant la fonctionnalité des modèles de flux de travail :
Locataire sans utilisateurs - Si un nouveau locataire a été mis à niveau, supprimez simplement tous les workflows pour tous les utilisateurs (par défaut) et remplacez-les par le modèle par défaut.
Locataire avec utilisateurs existants - Aucun changement ne sera effectué tant que l'administrateur locataire ne se sera pas connecté à l'interface utilisateur Web MyQ Roger pour lancer la transition. L'administrateur aura alors le choix entre deux options :
En tant qu'administrateur, vous pouvez désormais définir plusieurs modèles de flux de travail pour la numérisation et la copie, et les mettre à la disposition d'utilisateurs et/ou de groupes d'utilisateurs sélectionnés. Vous pouvez également contrôler, à l'aide des droits d'utilisateur, si les utilisateurs sont autorisés à modifier les modèles de flux de travail attribués ou à créer leurs propres modèles, et réinitialiser leurs flux de travail à la configuration par défaut à tout moment.
Tous les utilisateurs se verront désormais attribuer le modèle de workflow par défaut prédéfini, qui remplacera les actions par défaut dont ils disposaient auparavant. Décidez comment traiter les workflows personnels personnalisés que les utilisateurs ont déjà créés pour eux-mêmes dans Roger.
Laissez les workflows personnalisés en place. Le modèle par défaut remplacera uniquement les workflows par défaut d'origine.
Supprimez tous les workflows personnalisés de tous les utilisateurs avant d'appliquer le modèle de workflow par défaut.
La première option supprime uniquement les workflows par défaut d'origine pour tous les utilisateurs, en les remplaçant par le modèle par défaut. La deuxième option efface tous les workflows (favoris et récents) avant d'appliquer le modèle par défaut.