Modèles de flux de travail

Des modèles de flux de travail avec des paramètres préconfigurés sont désormais disponibles dans MyQ Roger. Ils permettent de simplifier et d’accélérer les actions de numérisation et de copie des utilisateurs.

Cette fonctionnalité permet aux administrateurs de créer et de gérer des ensembles personnalisés de flux de travail, puis de les attribuer à des utilisateurs ou à des groupes d’utilisateurs.

Une fois créé et attribué à un utilisateur ou à un groupe d’utilisateurs, un modèle de flux de travail est disponible dans l’application mobile MyQ Roger et sur les imprimantes MyQ Roger.

Modèle de flux de travail par défaut

Lors de la création d’un nouveau locataire ou de l’activation de la fonctionnalité de modèles de flux de travail dans votre locataire existant, un modèle de flux de travail par défaut prédéfini est généré et attribué à tous les utilisateurs et groupes d’utilisateurs.

• Le modèle de flux de travail par défaut ne peut pas être supprimé, mais il peut être renommé à l’aide du bouton « Modifier » situé dans le coin supérieur gauche.

• Vous pouvez également cliquer sur le bouton « Restaurer les valeurs par défaut » pour rétablir le modèle de flux de travail par défaut dans son état initial.

Tous les utilisateurs ou groupes d’utilisateurs existants, ainsi que ceux ajoutés ultérieurement, que ce soit manuellement ou via la synchronisation des utilisateurs, sont automatiquement affectés au modèle de workflow par défaut.

• Vous pouvez supprimer des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs du modèle de workflow par défaut en survolant l’utilisateur ou le groupe d’utilisateurs dans le modèle et en cliquant sur le bouton « Corbeille » (supprimer).

  

Les workflows faisant partie du modèle de workflow par défaut peuvent être ajoutés, supprimés et modifiés selon vos besoins.

Les workflows suivants font partie du modèle de workflow par défaut :

• Scan to Box - Scan to Box. Ce workflow est uniquement disponible dans l’application MyQ Roger Mobile. (Box doit être connecté à votre tenant et l’utilisateur doit déjà être connecté à son compte Box)

• Scan to iCloud - Scan to iCloud. Ce workflow est uniquement disponible dans l’application MyQ Roger Mobile. (disponible uniquement pour les utilisateurs Apple)

• Numérisation vers Dropbox - Numérisation vers Dropbox. Ce flux de travail est uniquement disponible dans l’application MyQ Roger Mobile. (Dropbox doit être connecté à votre tenant et l’utilisateur doit déjà être connecté à son compte Dropbox)

• Numériser vers Google Drive - Numériser vers Google Drive. (Google Drive doit être connecté à votre compte et l'utilisateur doit déjà être connecté à son compte Google Drive)

• Numérisation vers OneDrive - Numérisation vers OneDrive. (OneDrive doit être connecté à votre tenant et l’utilisateur doit déjà être connecté à son compte OneDrive)

• Numériser vers mon téléphone – Enregistrer le document numérisé sur le téléphone de l’utilisateur.

• Easy Copy : lorsque l'utilisateur appuie sur cette action, la page est immédiatement copiée.

• Numériser vers @email – Numériser vers une ou plusieurs adresses e-mail.

• Numériser vers @moi – Numériser vers une ou plusieurs adresses e-mail de l’utilisateur.

Création d’un modèle de workflow

• Dans le menu de gauche, accédez à Workflows > Modèles.

• Faites défiler vers le bas jusqu'à la fin de la liste des modèles, puis cliquez sur + Créer un nouveau modèle.

• Dans la fenêtre contextuelle, saisissez un nom d'affichage pour votre nouveau modèle de workflow, puis cliquez sur Enregistrer.

  

• Votre nouveau modèle de workflow est créé ; vous pouvez désormais y ajouter des workflows et l'attribuer à des utilisateurs et à des groupes d'utilisateurs.

  

Ajouter un workflow à un modèle

Vous pouvez créer de nouveaux workflows pour le modèle de workflow par défaut ou pour n'importe quel autre modèle dont vous disposez.

• Dans le modèle de workflow que vous souhaitez développer, cliquez sur Créer un workflow.

• Dans la fenêtre contextuelle, sous l'onglet « Général », configurez le nouveau flux de travail selon vos besoins :

  

• Nom d'affichage : ajoutez un nom à votre flux de travail qui s'affichera sur l'application mobile MyQ Roger et sur les imprimantes MyQ Roger.

• Description : ajoutez une description du flux de travail.

• Couleur : sélectionnez une couleur pour la vignette du flux de travail.

• Icône : sélectionnez une icône pour la vignette du flux de travail.

• Numériser vers : sélectionnez la destination de la numérisation. Selon votre choix, d’autres options deviennent disponibles. Les destinations disponibles sont les suivantes :

  • E-mail

    • E-mail prédéfini : indiquez l'adresse e-mail ou les adresses séparées par des virgules

    • Me demander à chaque fois avant la numérisation

    • Adresse e-mail de l’utilisateur

  • OneDrive (OneDrive doit d’abord être connecté à MyQ Roger).

    • Comment enregistrer : sélectionnez la destination d'enregistrement. Les options disponibles sont les suivantes :

      • Enregistrer dans MyQ Scans (il s'agit du dossier MyQ Scans dans votre espace de stockage cloud)

      • Me demander après la numérisation

  • Google Drive (Google Drive doit d'abord être connecté à MyQ Roger).

    • Comment enregistrer : sélectionnez la destination d'enregistrement. Les options disponibles sont les suivantes :

      • Enregistrer dans MyQ Scans (il s'agit du dossier MyQ Scans dans votre espace de stockage cloud)

      • Me demander après la numérisation

  • SharePoint (l’option SharePoint n’est disponible qu’avec une licence spécifique et SharePoint doit d’abord être connecté à MyQ Roger).

    • URL du site SharePoint : saisissez l’URL du site SharePoint. Rendez-vous sur la page d’accueil du site et copiez l’URL ici. Par exemple : https://company.sharepoint.com/sites/MySite. MyQ numérisera vers la bibliothèque « Documents ».

    • Comment enregistrer : sélectionnez la destination d’enregistrement. Les options disponibles sont les suivantes :

      • Enregistrer dans MyQ Scans (il s’agit du dossier « MyQ Scans » dans votre espace de stockage cloud)

      • Me demander après la numérisation

      • Enregistrer dans un dossier prédéfini

        • Enregistrer dans un dossier : indiquez le chemin d'accès exact au dossier.

  • Clé USB (non pris en charge sur les périphériques Kyocera)

  • Imprimer

  • iCloud (disponible uniquement dans l'application MyQ Roger Mobile)

  • Dropbox (disponible uniquement dans l’application MyQ Roger Mobile)

    • Comment enregistrer - Sélectionnez la destination d’enregistrement. Les options disponibles sont les suivantes :

      • Enregistrer dans MyQ Scans (il s'agit du dossier MyQ Scans dans votre espace de stockage cloud)

      • Me demander après la numérisation

  • Box (disponible uniquement dans l'application MyQ Roger Mobile)

    • Comment enregistrer : sélectionnez la destination d'enregistrement. Les options disponibles sont les suivantes :

      • Enregistrer dans MyQ Scans (il s'agit du dossier MyQ Scans dans votre espace de stockage cloud)

      • Me demander après la numérisation

  • Téléphone (disponible uniquement dans l'application MyQ Roger Mobile)

Dans l'onglet « Paramètres », définissez les paramètres requis pour votre flux de travail :

• Faces : choisissez une option recto/verso dans la liste : Par défaut (recto), Recto-verso (bord long), Recto-verso (bord court).

• Profil de couleur : choisissez la couleur du travail : Par défaut, Mono, Auto, Gris, Pleine couleur.

• Résolution : choisissez la résolution du travail : Par défaut, 100, 200, 300, 400, 600, 1 200.

• Options de format de papier : choisissez le format de papier du travail : A3, A4, A5, A6, Auto, B4, B5, B6, Executive, Folio, Ledger, Legal, Letter, Mixte, Oficio II, Statement.

• Format : sélectionnez un format de fichier.

• Numérisation en continu : modifiez les paramètres de numérisation en continu.

• Séparation des numérisations : modifiez les paramètres de séparation des numérisations.

• Orientation de l’original : modifiez les paramètres d’orientation.

• Ignorer les pages vierges : activez ou désactivez l'option d'ignorance des pages vierges.

Une fois que vous avez terminé de configurer les onglets « Général » et « Paramètres », cliquez sur « Enregistrer » pour appliquer vos modifications et enregistrer le nouveau flux de travail.

Modification d’un flux de travail

Pour modifier un flux de travail,

• passez la souris dessus dans votre modèle de flux de travail et cliquez sur le bouton Modifier situé à côté.

  

• Dans la fenêtre contextuelle, modifiez les paramètres généraux et les paramètres du flux de travail, puis cliquez sur « Enregistrer ».

Pour supprimer un workflow,

• passez la souris dessus dans votre modèle de workflow, puis cliquez sur le bouton « corbeille » situé à côté.

Pour déplacer un flux de travail vers le haut ou vers le bas dans la liste,

• sélectionnez-le, puis cliquez sur les boutons « Haut » ou « Bas » situés à gauche.
  Cet ordre est repris dans l’application MyQ Roger Mobile et sur les imprimantes MyQ Roger.

Ajout d'utilisateurs et de groupes

Dans votre modèle de flux de travail,

• cliquez sur « Ajouter des membres » à droite de l'écran, puis sélectionnez « Ajouter un groupe ».

• Sélectionnez les groupes d'utilisateurs dans la liste, puis cliquez sur « Enregistrer ».

Si vous souhaitez ajouter des utilisateurs spécifiques à votre modèle de workflow,

• cliquez sur « Ajouter des membres » à droite de l'écran, puis sélectionnez « Ajouter un utilisateur » ; sélectionnez un utilisateur et cliquez sur « Enregistrer ».

Pour supprimer des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs,

• passez la souris sur l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs, puis cliquez sur le bouton en forme de corbeille situé à côté.

Pour vérifier si un utilisateur a été ajouté au workflow,

• cliquez dans la barre de recherche, saisissez le prénom ou le nom de famille de l’utilisateur, puis cliquez sur l’icône de recherche.
  Vous ne pouvez pas effectuer de recherche par nom d’utilisateur.

Transition vers les modèles de workflow

Comme indiqué, les modèles de workflow sont une fonctionnalité payante. Lorsque vous passez à un niveau de licence incluant la fonctionnalité des modèles de workflow :

Locataire sans utilisateurs – Si un nouveau locataire a été mis à niveau, il suffit de supprimer tous les workflows de tous les utilisateurs (par défaut) et de les remplacer par le modèle par défaut.

Locataire avec des utilisateurs existants – Aucun changement n’aura lieu tant que l’administrateur du locataire ne se sera pas connecté à l’interface utilisateur Web de MyQ Roger pour lancer la transition. Là, deux options s’offrent à l’administrateur :

En tant qu’administrateur, vous pouvez désormais définir plusieurs modèles de flux de travail pour la numérisation et la copie, et les mettre à la disposition d’utilisateurs et/ou de groupes d’utilisateurs sélectionnés. Vous pouvez également contrôler, via les droits d’utilisateur, si les utilisateurs sont autorisés à modifier les modèles de flux de travail qui leur sont attribués ou à créer les leurs, et réinitialiser leurs flux de travail à la configuration par défaut à tout moment.

Tous les utilisateurs se verront désormais attribuer le modèle de flux de travail par défaut prédéfini, qui remplacera les actions par défaut dont ils disposaient auparavant. Décidez comment traiter les flux de travail personnels personnalisés que les utilisateurs ont déjà créés pour eux-mêmes dans Roger.

• Conserver les workflows personnels personnalisés. Le modèle par défaut ne remplacera que les workflows par défaut d’origine.

• Supprimez tous les workflows personnels personnalisés de tous les utilisateurs avant d’appliquer le modèle de workflow par défaut.

La première option supprime uniquement les workflows par défaut d’origine de tous les utilisateurs, en les remplaçant par le modèle par défaut. La deuxième option efface tous les workflows (favoris et récents) avant d’appliquer le modèle par défaut.