Modèles de flux de travail

Des modèles de flux de travail avec des paramètres préconfigurés sont désormais disponibles dans MyQ Roger. Ils permettent de simplifier et d'accélérer les actions de numérisation et de copie des utilisateurs.

Cette fonctionnalité permet aux administrateurs de créer et de gérer des ensembles personnalisés de workflows et de les attribuer à des utilisateurs et à des groupes d'utilisateurs.

Une fois créé et attribué à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs, un modèle de flux de travail est disponible dans l'application MyQ Roger Mobile et sur les imprimantes MyQ Roger.

Modèle de flux de travail par défaut

Lors de la création d'un nouveau tenant ou de l'activation de la fonctionnalité de modèles de flux de travail dans votre tenant existant, un modèle de flux de travail par défaut prédéfini est généré et attribué à tous les utilisateurs et groupes d'utilisateurs.

• Le modèle de flux de travail par défaut ne peut pas être supprimé, mais il peut être renommé via le bouton Modifier situé dans le coin supérieur gauche.

• Vous pouvez également cliquer sur le bouton « Restaurer les paramètres par défaut » pour rétablir le modèle de flux de travail par défaut.

Tous les utilisateurs ou groupes d'utilisateurs existants et ceux ajoutés ultérieurement, que ce soit manuellement ou via la synchronisation des utilisateurs, sont automatiquement affectés au modèle de workflow par défaut.

• Vous pouvez supprimer des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs du modèle de workflow par défaut en survolant l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs dans le modèle et en cliquant sur le bouton de la corbeille (supprimer).

  

Les workflows qui font partie du modèle de workflow par défaut peuvent être ajoutés, supprimés et modifiés selon vos besoins.

Les workflows suivants font partie du modèle de workflow par défaut :

• Scan to Box - Scan to Box. Ce workflow est uniquement disponible dans l'application MyQ Roger Mobile. (Box doit être connecté à votre tenant et l'utilisateur doit déjà être connecté à son compte Box)

• Scan to iCloud - Scan to iCloud. Ce flux de travail est uniquement disponible dans l'application MyQ Roger Mobile. (disponible uniquement pour les utilisateurs Apple)

• Scan to Dropbox - Scan to Dropbox. Ce flux de travail est uniquement disponible dans l'application MyQ Roger Mobile. (Dropbox doit être connecté à votre tenant et l'utilisateur doit déjà être connecté à son compte Dropbox)

• Numérisation vers Google Drive - Numérisation vers Google Drive. (Google Drive doit être connecté à votre tenant et l'utilisateur doit déjà être connecté à son compte Google Drive)

• Numériser vers OneDrive - Numériser vers OneDrive. (OneDrive doit être connecté à votre tenant et l'utilisateur doit déjà être connecté à son compte OneDrive)

• Numériser vers mon téléphone - Enregistrer le document numérisé sur le téléphone de l'utilisateur.

• Easy Copy - Lorsque l'utilisateur appuie sur cette action, la page est immédiatement copiée.

• Numériser vers @email - Numériser vers une ou plusieurs adresses e-mail.

• Numériser vers @moi - Numériser vers la ou les adresses e-mail de l'utilisateur.

Création d'un modèle de workflow

• Dans le menu de gauche, accédez à Flux de travail > Modèles.

• En haut à droite, cliquez sur Créer un modèle.

• Dans la fenêtre contextuelle, ajoutez un nom d'affichage pour votre nouveau modèle de flux de travail, puis cliquez sur Enregistrer.

  

• Votre nouveau modèle de workflow est créé. Vous pouvez désormais y ajouter des workflows et l'attribuer à des utilisateurs et à des groupes d'utilisateurs.

  

Ajouter un workflow à un modèle

Vous pouvez créer de nouveaux workflows pour le modèle de workflow par défaut ou pour tout autre modèle dont vous disposez.

• Dans le modèle de workflow que vous souhaitez développer, cliquez sur Créer un workflow.

• Dans la fenêtre contextuelle, sous l'onglet Général, configurez le nouveau flux de travail selon vos besoins :

  

• Nom d'affichage : ajoutez un nom à votre flux de travail qui s'affichera sur l'application mobile MyQ Roger et les imprimantes MyQ Roger.

• Description : ajoutez une description pour le flux de travail.

• Couleur - Sélectionnez une couleur pour la vignette du flux de travail.

• Icône - Sélectionnez une icône pour la vignette du flux de travail.

• Numériser vers : sélectionnez la destination de la numérisation. Selon votre choix, d'autres options deviennent disponibles. Les destinations disponibles sont les suivantes :

  • E-mail

    • E-mail prédéfini : indiquez l'adresse e-mail ou les adresses séparées par des virgules

    • Me demander à chaque fois avant la numérisation

    • Adresse e-mail de l'utilisateur

  • OneDrive (OneDrive doit d'abord être connecté à MyQ Roger).

    • Comment enregistrer - Sélectionnez la destination d'enregistrement. Les options disponibles sont :

      • Enregistrer dans MyQ Scans (il s'agit du dossier MyQ Scans dans votre espace de stockage cloud)

      • Me demander après la numérisation

  • Google Drive (Google Drive doit d'abord être connecté à MyQ Roger).

    • Comment enregistrer - Sélectionnez la destination d'enregistrement. Les options disponibles sont les suivantes :

      • Enregistrer dans MyQ Scans (il s'agit du dossier MyQ Scans dans votre espace de stockage cloud)

      • Me demander après la numérisation

  • SharePoint (l'option SharePoint n'est disponible qu'avec une licence spécifique et SharePoint doit d'abord être connecté à MyQ Roger).

    • URL du site SharePoint - Saisissez l'URL du site SharePoint. Accédez à la page d'accueil du site et copiez l'URL ici. Par exemple : https://company.sharepoint.com/sites/MySite. MyQ numérisera vers la bibliothèque Documents.

    • Comment enregistrer - Sélectionnez la destination d'enregistrement. Les options disponibles sont :

      • Enregistrer dans MyQ Scans (il s'agit du dossier MyQ Scans dans votre espace de stockage cloud)

      • Me demander après la numérisation

      • Enregistrer dans un dossier prédéfini

        • Enregistrer dans un dossier - Indiquez le chemin d'accès exact au dossier.

  • USB (non pris en charge sur les périphériques Kyocera)

  • Imprimer

  • iCloud (Disponible uniquement dans l'application MyQ Roger Mobile)

  • Dropbox (disponible uniquement dans l'application MyQ Roger Mobile)

    • Comment enregistrer - Sélectionnez la destination d'enregistrement. Les options disponibles sont :

      • Enregistrer dans MyQ Scans (il s'agit du dossier MyQ Scans dans votre espace de stockage cloud)

      • Me demander après la numérisation

  • Box (Disponible uniquement dans l'application MyQ Roger Mobile)

    • Comment enregistrer : sélectionnez la destination d'enregistrement. Les options disponibles sont les suivantes :

      • Enregistrer dans MyQ Scans (il s'agit du dossier MyQ Scans dans votre espace de stockage cloud)

      • Me demander après la numérisation

  • Téléphone (disponible uniquement dans l'application MyQ Roger Mobile)

Dans l'onglet Paramètres, spécifiez les paramètres requis pour votre flux de travail :

• Faces - choisissez une option recto/verso dans la liste : Par défaut (recto), Recto-verso (bord long), Recto-verso (bord court).

• Profil de couleur : choisissez la couleur du travail : Par défaut, Mono, Auto, Gris, Pleine couleur.

• Résolution : choisissez la résolution des travaux : Par défaut, 100, 200, 300, 400, 600, 1200.

• Options de format de papier - choisissez le format de papier du travail : A3, A4, A5, A6, Auto, B4, B5, B6, Executive, Folio, Ledger, Legal, Letter, Mixte, Oficio II, Statement.

• Format : sélectionnez un format de fichier.

• Numérisation en continu - modifiez les paramètres de numérisation en continu.

• Séparation de numérisation : modifiez les paramètres de séparation de numérisation.

• Orientation de l'original : modifiez les paramètres d'orientation.

• Ignorer les pages blanches : activez ou désactivez l'option d'ignorance des pages blanches.

Une fois que vous avez terminé avec les onglets Général et Paramètres, cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos modifications et enregistrer le nouveau flux de travail.

Modification d'un flux de travail

Pour modifier un flux de travail,

• survolez-le dans votre modèle de flux de travail et cliquez sur le bouton Modifier situé à côté.

  

• Dans la fenêtre contextuelle, modifiez les paramètres généraux et les paramètres du flux de travail, puis cliquez sur Enregistrer.

Pour supprimer un flux de travail,

• Passez la souris dessus dans votre modèle de workflow et cliquez sur le bouton « Corbeille » situé à côté.

Pour déplacer un flux de travail vers le haut ou vers le bas dans la liste,

• sélectionnez-le et cliquez sur les boutons haut ou bas situés à gauche.
  Cet ordre est répercuté dans l'application MyQ Roger Mobile et sur les imprimantes MyQ Roger.

Ajouter des utilisateurs et des groupes

Dans votre modèle de flux de travail,

• cliquez sur « Ajouter des membres » à droite de l'écran et sélectionnez « Ajouter un groupe ».

• Sélectionnez les groupes d'utilisateurs dans la liste et cliquez sur Enregistrer.

Si vous souhaitez ajouter des utilisateurs spécifiques à votre modèle de workflow,

• cliquez sur Ajouter des membres à droite de l'écran, puis sélectionnez Ajouter un utilisateur, choisissez un utilisateur et cliquez sur Enregistrer.

Pour supprimer des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs,

• Passez la souris sur l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs et cliquez sur le bouton en forme de corbeille situé à côté.

Pour vérifier si un utilisateur a été ajouté au workflow,

• cliquez dans la barre de recherche, saisissez le prénom ou le nom de l'utilisateur, puis cliquez sur l'icône de recherche.
  Vous ne pouvez pas effectuer de recherche par nom d'utilisateur.

Transition vers les modèles de workflow

Comme mentionné, les modèles de workflow sont une fonctionnalité payante. Lorsque vous passez à un niveau de licence incluant la fonctionnalité de modèles de workflow :

Locataire sans utilisateurs - Si un nouveau locataire a été mis à niveau, il suffit de supprimer tous les flux de travail pour tous les utilisateurs (par défaut) et de les remplacer par le modèle par défaut.

Locataire avec des utilisateurs existants - Aucun changement n'aura lieu tant que l'administrateur du locataire ne se sera pas connecté à l'interface utilisateur web MyQ Roger pour lancer la transition. Là, deux options s'offrent à l'administrateur :

En tant qu'administrateur, vous pouvez désormais définir plusieurs modèles de flux de travail pour la numérisation et la copie, et les mettre à la disposition d'utilisateurs et/ou de groupes d'utilisateurs sélectionnés. Vous pouvez également contrôler, via les droits d'utilisateur, si les utilisateurs sont autorisés à modifier les flux de travail des modèles attribués ou à créer leurs propres flux, et réinitialiser leurs flux de travail à la configuration par défaut à tout moment.

Tous les utilisateurs se verront désormais attribuer le modèle de workflow par défaut prédéfini, qui remplacera les actions par défaut dont ils disposaient auparavant. Décidez comment traiter les workflows personnels personnalisés que les utilisateurs ont déjà créés pour eux-mêmes dans Roger.

• Conservez les workflows personnels personnalisés. Le modèle par défaut remplacera uniquement les workflows par défaut d'origine.

• Supprimez tous les workflows personnels personnalisés de tous les utilisateurs avant d'appliquer le modèle de workflow par défaut.

La première option supprime uniquement les workflows par défaut d'origine pour tous les utilisateurs, en les remplaçant par le modèle par défaut. La deuxième option efface tous les workflows (favoris et récents) avant d'appliquer le modèle par défaut.