Modèles de flux de travail
Les modèles de flux de travail requièrent le paiement MyQ Roger Cloud Print Management édition par abonnement.
Des modèles de flux de travail avec des paramètres préconfigurés sont désormais disponibles dans MyQ Roger. Ils peuvent simplifier et accélérer les profils de numérisation et les actions de copie des utilisateurs.
Cette fonction permet aux administrateurs de créer et de gérer des ensembles personnalisés de flux de travail et de les attribuer à des utilisateurs et à des groupes d'utilisateurs.
Une fois créé et attribué à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs, un modèle de flux de travail est disponible pour être utilisé dans l'application MyQ Roger Mobile et les imprimantes MyQ Roger.
Modèle de flux de travail par défaut
Lors de la création d'un nouveau locataire ou de l'activation de la fonction de modèles de flux de travail dans votre locataire existant, un modèle de flux de travail par défaut prédéfini est généré et attribué à tous les utilisateurs et groupes d'utilisateurs.
Le modèle de flux de travail par défaut ne peut pas être supprimé, mais il peut être renommé à l'aide de la commande éditer dans le coin supérieur gauche.
Vous pouvez également cliquer sur le bouton Rétablir les valeurs par défaut pour rétablir le modèle de flux de travail par défaut.
Tous les utilisateurs ou groupes d'utilisateurs existants ou ajoutés ultérieurement, manuellement ou par synchronisation des utilisateurs, sont automatiquement affectés au modèle de flux de travail par défaut.
Vous pouvez supprimer des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs du modèle de workflow par défaut en survolant l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs sur le modèle et en cliquant sur le bouton poubelle (supprimer).
Les flux de travail qui font partie du modèle de flux de travail par défaut peuvent être ajoutés, supprimés et modifiés en fonction de vos besoins.
Les flux de travail suivants font partie du modèle de flux de travail par défaut :
Scan to Box - Scan to Box. Ce flux de travail n'est disponible que dans l'application MyQ Roger Mobile. (La boîte doit être connectée à votre locataire et l'utilisateur doit être déjà connecté à sa boîte).
Numériser vers iCloud - Numériser vers iCloud. Ce flux de travail n'est disponible que dans l'application MyQ Roger Mobile. (disponible uniquement pour les utilisateurs Apple)
Numérisation vers Dropbox - Numérisation vers Dropbox. Ce flux de travail n'est disponible que dans l'application MyQ Roger Mobile. (Dropbox doit être connecté à votre locataire et l'utilisateur doit être déjà connecté à sa Dropbox).
Numérisation vers Google Drive - Numérisation vers Google Drive. (Google Drive doit être connecté à votre locataire et l'utilisateur doit être déjà connecté à son Google Drive).
Scan to OneDrive - Numériser vers OneDrive. (OneDrive doit être connecté à votre locataire et l'utilisateur doit être déjà connecté à son OneDrive).
Numériser vers mon téléphone - Enregistre le document numérisé sur le téléphone de l'utilisateur.
Easy Copy - Lorsque l'utilisateur appuie sur cette action, la page est immédiatement copiée.
Numériser vers @email - Numériser vers une adresse électronique.
Scan to @me - Scanner vers l'adresse électronique de l'utilisateur.
Création d'un modèle de flux de travail
Dans le menu de gauche, cliquez sur Flux de travail>Modèles.
En haut à droite, cliquez sur Créer un modèle.
Dans la fenêtre pop-up, ajoutez un Nom d'affichage pour votre nouveau modèle de flux de travail et cliquez sur Économiser.
Votre nouveau modèle de flux de travail est créé et vous pouvez maintenant y ajouter des flux de travail et les attribuer à des utilisateurs et à des groupes d'utilisateurs.
Ajouter un flux de travail à un modèle
Vous pouvez créer de nouveaux flux de travail pour le modèle de flux de travail par défaut ou tout autre modèle que vous possédez.
Dans le modèle de flux de travail que vous souhaitez développer, cliquez sur Créer un flux de travail.
Dans la fenêtre pop-up, dans le champ Général concevoir le nouveau flux de travail en fonction de vos besoins :
Nom d'affichage - Ajoutez un nom à votre flux de travail qui sera affiché sur l'application mobile MyQ Roger et sur les imprimantes MyQ Roger.
Description - Ajouter une description pour le flux de travail.
Couleur - Sélectionnez une couleur pour la tuile du flux de travail.
Icône - Sélectionnez une icône pour la tuile du flux de travail.
Scanner vers - Sélectionnez la destination de la numérisation. En fonction de votre choix, d'autres options sont disponibles. Les destinations disponibles sont les suivantes :
Courriel
Adresse électronique prédéfinie - spécifier l'adresse électronique
Demandez-moi à chaque fois avant le scan
Adresse électronique de l'utilisateur
OneDrive (OneDrive doit d'abord être connecté à MyQ Roger).
Comment économiser - Sélectionnez la destination de l'enregistrement. Les options disponibles sont les suivantes :
Enregistrer dans MyQ Scans (il s'agit du dossier MyQ Scans dans votre espace de stockage sur le cloud)
Demandez-moi après la numérisation
Google Drive (Google Drive doit d'abord être connecté à MyQ Roger).
Comment économiser - Sélectionnez la destination de l'enregistrement. Les options disponibles sont les suivantes :
Enregistrer dans MyQ Scans (il s'agit du dossier MyQ Scans dans votre espace de stockage sur le cloud)
Demandez-moi après la numérisation
SharePoint (l'option SharePoint n'est disponible qu'avec une licence spécifique et SharePoint doit être installé au préalable). connecté à MyQ Roger).
URL du site SharePoint - Saisissez l'URL du site SharePoint. Allez sur la page d'accueil du site et copiez l'URL ici. Par exemple : https://company.sharepoint.com/sites/MySite. MyQ numérise vers la bibliothèque de documents.
Comment économiser - Sélectionnez la destination de l'enregistrement. Les options disponibles sont les suivantes :
Enregistrer dans MyQ Scans (il s'agit du dossier MyQ Scans dans votre espace de stockage sur le cloud)
Demandez-moi après la numérisation
Enregistrer dans un dossier prédéfini
Enregistrer dans le dossier - Indiquez le chemin d'accès exact au dossier.
USB (non disponible sur les appareils Kyocera)
Imprimer
iCloud (Uniquement disponible dans l'application MyQ Roger Mobile)
Dropbox (Uniquement disponible dans l'application MyQ Roger Mobile)
Comment économiser - Sélectionnez la destination de l'enregistrement. Les options disponibles sont les suivantes :
Enregistrer dans MyQ Scans (il s'agit du dossier MyQ Scans dans votre espace de stockage sur le cloud)
Demandez-moi après la numérisation
Boîte (Uniquement disponible dans l'application MyQ Roger Mobile)
Comment économiser - Sélectionnez la destination de l'enregistrement. Les options disponibles sont les suivantes :
Enregistrer dans MyQ Scans (il s'agit du dossier MyQ Scans dans votre espace de stockage sur le cloud)
Demandez-moi après la numérisation
Téléphone (Uniquement disponible dans l'application MyQ Roger Mobile)
Dans le cadre de la Paramètres spécifiez les paramètres requis pour votre flux de travail :
Côtés - choisir une option recto/verso dans la liste : Défaut (recto), Recto-verso (bord long), Recto-verso (bord court).
Profil de couleur - choisir la couleur du travail : Défaut, Mono, Auto, Gris, Plein.
Résolution - choisir la résolution du travail : Défaut, 100, 200, 300, 400, 600, 1200.
Options de format de papier - choisir le format de papier du travail : A3, A4, A5, A6, Auto, B4, B5, B6, Executive, Folio, Ledger, Legal, Letter, Mixed, Oficio II, Statement.
Une fois que vous avez terminé avec les onglets Général et Paramètres, cliquez sur Économiser pour appliquer vos modifications et enregistrer le nouveau flux de travail.
Modification d'un flux de travail
Pour modifier un flux de travail,
Survolez-la dans votre modèle de flux de travail et cliquez sur l'icône Editer à côté.
Dans la fenêtre contextuelle, modifiez les réglages généraux et les paramètres du flux de travail, puis cliquez sur Économiser.
Pour supprimer un flux de travail,
Survolez-la dans votre modèle de flux de travail et cliquez sur le bouton de la corbeille qui se trouve à côté.
Pour déplacer un flux de travail vers le haut ou vers le bas de la liste,
Sélectionnez-le et cliquez sur les boutons haut ou bas à gauche.
Cette commande est reflétée dans l'application MyQ Roger Mobile et dans les imprimantes MyQ Roger.
Ajout d'utilisateurs et de groupes
L'ajout d'utilisateurs/de groupes d'utilisateurs à un modèle de flux de travail leur donne la possibilité d'utiliser le flux de travail.
Dans votre modèle de flux de travail,
Cliquez sur Ajouter un groupe sur le côté droit de l'écran.
Sélectionnez les groupes d'utilisateurs dans la liste et cliquez sur Économiser.
Si vous souhaitez ajouter des utilisateurs spécifiques à votre modèle de flux de travail,
Cliquez sur Ajouter un utilisateur. Sélectionnez les utilisateurs dans la liste et cliquez sur Économiser.
Pour supprimer des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs,
Survolez l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs et cliquez sur l'icône poubelle à côté.
Pour vérifier si un utilisateur a été ajouté au flux de travail,
Cliquez sur la barre de recherche et tapez le nom de l'utilisateur. Prénom ou Nom de famillepuis cliquez sur le bouton recherche icône.
Vous ne pouvez pas effectuer de recherche par nom d'utilisateur.
Pour revenir à la liste complète des utilisateurs ajoutés, actualisez la page ou supprimez le prénom/nom de la barre de recherche et cliquez à nouveau sur l'icône de recherche.
Modèles de flux de travail Transition
Comme indiqué, les modèles de flux de travail sont une fonctionnalité payante. Lorsque vous passez à un niveau de licence avec la fonctionnalité de modèles de flux de travail incluse :
Locataire sans utilisateurs - Si un nouveau locataire a été mis à niveau, il suffit de supprimer tous les flux de travail pour tous les utilisateurs (par défaut) et de les remplacer par le modèle par défaut.
Locataire avec utilisateurs existants - Aucun changement n'aura lieu tant que l'administrateur du locataire ne se sera pas connecté à l'interface web MyQ Roger pour initier la transition. L'administrateur se voit alors proposer deux options :
En tant qu'administrateur, vous pouvez désormais définir plusieurs modèles de flux de travail pour la numérisation et la copie et les mettre à la disposition d'utilisateurs et/ou de groupes d'utilisateurs sélectionnés. Vous pouvez également contrôler, par le biais des droits d'utilisateur, si les utilisateurs sont autorisés à modifier les modèles de flux de travail attribués ou à créer leurs propres flux de travail et à rétablir à tout moment la configuration par défaut de leurs flux de travail.
Tous les utilisateurs se verront désormais attribuer le modèle de flux de travail prédéfini par défaut, qui remplacera les actions par défaut dont ils disposaient auparavant. Décidez comment traiter les flux de travail personnalisés que les utilisateurs ont déjà créés pour eux-mêmes dans Roger.
Laissez les flux de travail personnalisés en place. Le modèle par défaut remplacera uniquement les flux de travail par défaut d'origine.
Supprimer tous les flux de travail personnalisés de tous les utilisateurs avant d'appliquer le modèle de flux de travail par défaut.
La première option supprime uniquement les flux de travail originaux par défaut pour tous les utilisateurs et les remplace par le modèle par défaut. La seconde option efface tous les flux de travail (favoris et récents) avant d'appliquer le modèle par défaut.