Workflow-Vorlagen

In MyQ Roger stehen nun Workflow-Vorlagen mit vorkonfigurierten Parametern zur Verfügung. Sie können die Scan-Profile und Kopier-Aktionen der Benutzer vereinfachen und beschleunigen.

Mit dieser Funktion können Administratoren individuelle Workflow-Sätze erstellen und verwalten sowie diese Benutzern und Benutzergruppen zuweisen.

Sobald eine Workflow-Vorlage erstellt und einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zugewiesen wurde, steht sie in der MyQ Roger Mobile-App und auf MyQ Roger-Druckern zur Verfügung.

Standard-Workflow-Vorlage

Beim Anlegen eines neuen Mandanten oder beim Aktivieren der Workflow-Vorlagen-Funktion in Ihrem bestehenden Mandanten wird eine vordefinierte Standard-Workflow-Vorlage generiert und allen Benutzern und Benutzergruppen zugewiesen.

• Die Standard-Workflow-Vorlage kann nicht gelöscht, aber über die Schaltfläche „Bearbeiten“ in der oberen linken Ecke umbenannt werden.

• Sie können auch auf die Schaltfläche „Standardeinstellungen wiederherstellen“ klicken, um die Standard-Workflow-Vorlage in ihren Standardzustand zurückzusetzen.

Alle bestehenden sowie alle später hinzugefügten Benutzer oder Benutzergruppen – sei es manuell oder über die Benutzersynchronisierung – werden automatisch der Standard-Workflow-Vorlage zugewiesen.

• Sie können Benutzer oder Benutzergruppen aus der Standard-Workflow-Vorlage löschen, indem Sie den Mauszeiger über den jeweiligen Benutzer oder die Benutzergruppe in der Vorlage bewegen und auf die Schaltfläche „Papierkorb“ (Löschen...) klicken.

  

Workflows, die Teil der Standard-Workflow-Vorlage sind, können je nach Bedarf hinzugefügt, entfernt und geändert werden.

Die folgenden Workflows sind Teil der Standard-Workflow-Vorlage:

• „Scan to Box“ – „Scan to Box“. Dieser Workflow ist nur in der MyQ Roger Mobile-App verfügbar. (Box muss mit Ihrem Tenant verbunden sein und der Benutzer muss bereits bei seinem Box-Konto angemeldet sein)

• „Scan to iCloud“ – „Scan to iCloud“. Dieser Workflow ist nur in der MyQ Roger Mobile-App verfügbar. (nur für Apple-Nutzer verfügbar)

• „Scan to Dropbox“ – „Scan to Dropbox“. Dieser Workflow ist nur in der MyQ Roger Mobile-App verfügbar. (Dropbox muss mit Ihrem Mandanten verbunden sein und der Benutzer muss bereits bei seinem Dropbox-Konto angemeldet sein.)

• In Google Drive scannen – In Google Drive scannen. (Google Drive muss mit Ihrem Mandanten verbunden sein und der Benutzer muss bereits bei seinem Google Drive angemeldet sein.)

• „Scan to OneDrive“ – In OneDrive scannen. (OneDrive muss mit Ihrem Mandanten verbunden sein und der Benutzer muss bereits bei seinem OneDrive angemeldet sein)

• Auf mein Smartphone scannen – Speichern Sie das gescannte Dokument auf dem Smartphone des Benutzers.

• Easy Copy – Nachdem der Nutzer auf diese Aktion getippt hat, wird die Seite sofort kopiert.

• An @E-Mail scannen – An eine oder mehrere E-Mail-Adressen scannen.

• An @me scannen – An die E-Mail-Adresse(n) des Nutzers scannen.

Erstellen einer Workflow-Vorlage

• Gehen Sie im Menü auf der linken Seite zu „Workflows“ > „Vorlagen“.

• Scrollen Sie zum Ende Ihrer Vorlagenliste und klicken Sie auf „+ Neue Vorlage erstellen“.

• Geben Sie im Popup-Fenster einen Anzeigenamen für Ihre neue Workflow-Vorlage ein und klicken Sie auf „Speichern“.

  

• Ihre neue Workflow-Vorlage ist erstellt, und Sie können nun Workflows hinzufügen und sie Benutzern und Benutzergruppen zuweisen.

  

Einen Workflow zu einer Vorlage hinzufügen

Sie können neue Workflows für die Standard-Workflow-Vorlage oder jede andere Ihrer Vorlagen erstellen.

• Klicken Sie in der Workflow-Vorlage, die Sie erweitern möchten, auf „Workflow erstellen“.

• Gestalten Sie im Popup-Fenster auf der Registerkarte „Allgemein“ den neuen Workflow entsprechend Ihren Anforderungen:

  

• Anzeigename – Geben Sie einen Namen für Ihren Workflow ein, der in der MyQ Roger-App und auf MyQ Roger-Druckern angezeigt wird.

• Beschreibung – Fügen Sie eine Beschreibung für den Workflow hinzu.

• Farbe – Wählen Sie eine Farbe für die Kachel des Workflows aus.

• Symbol – Wählen Sie ein Symbol für die Kachel des Workflows aus.

• Scannen an – Wählen Sie das Ziel für den Scan aus. Je nach Ihrer Auswahl stehen weitere Optionen zur Verfügung. Die verfügbaren Ziele sind:

  • E-Mail

    • Vordefinierte E-Mail – Geben Sie die E-Mail-Adresse oder durch Kommas getrennte Adressen an

    • Vor jedem Scan nachfragen

    • E-Mail-Adresse des Benutzers

  • OneDrive (OneDrive muss zuvor mit MyQ Roger verbunden werden).

    • Speicherort – Wählen Sie den Speicherort aus. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

      • In „MyQ Scans“ speichern (dies ist der Ordner „MyQ Scans“ in Ihrem Cloud-Speicher)

      • Nach dem Scannen fragen

  • Google Drive (Google Drive muss zunächst mit MyQ Roger werden).

    • So speichern Sie: Wählen Sie den Speicherort aus. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

      • In „MyQ Scans“ speichern (dies ist der Ordner „MyQ Scans“ in Ihrem Cloud-Speicher)

      • Nach dem Scannen fragen

  • SharePoint (die Option „SharePoint“ ist nur mit einer bestimmten Lizenz verfügbar, und SharePoint muss zunächst mit MyQ Roger sein).

    • URL der SharePoint-Website – Geben Sie die URL der SharePoint-Website ein. Rufen Sie die Startseite der Website auf und kopieren Sie die URL hierher. Beispiel: https://company.sharepoint.com/sites/MySite. MyQ scannt in die Bibliothek „Dokumente“.

    • Speicherort – Wählen Sie den Speicherort aus. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

      • In „MyQ Scans“ speichern (dies ist der Ordner „MyQ Scans“ in Ihrem Cloud-Speicher)

      • Nach dem Scannen fragen

      • In einem vordefinierten Ordner speichern

        • In Ordner speichern – Geben Sie den genauen Ordnerpfad an.

  • USB (wird auf Kyocera-Geräten nicht unterstützt)

  • Drucken

  • iCloud (nur in der MyQ Roger Mobile-App verfügbar)

  • Dropbox (nur in der MyQ Roger Mobile-App verfügbar)

    • So speichern Sie – Wählen Sie den Speicherort aus. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

      • In „MyQ Scans“ speichern (dies ist der Ordner „MyQ Scans“ in Ihrem Cloud-Speicher)

      • Nach dem Scannen fragen

  • Box (nur in der MyQ Roger Mobile-App verfügbar)

    • So speichern Sie: Wählen Sie den Speicherort aus. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

      • In „MyQ Scans“ speichern (das ist der Ordner „MyQ Scans“ in Ihrem Cloud-Speicher)

      • Nach dem Scannen fragen

  • Telefon (nur in der MyQ Roger Mobile-App verfügbar)

Legen Sie auf der Registerkarte „Parameter“ die für Ihren Arbeitsablauf erforderlichen Parameter fest:

• Seiten – Wählen Sie eine Duplex-/Simplex-Option aus der Liste aus: Standard (einseitig), beidseitig (lange Kante), beidseitig (kurze Kante).

• Farbprofil – Wählen Sie die Farbe des Jobs aus: Standard, Schwarzweiß, Auto, Graustufen, Vollfarbe.

• Auflösung – Wählen Sie die Auflösung des Jobs aus: Standard, 100, 200, 300, 400, 600, 1200.

• Papierformatoptionen – Wählen Sie das Papierformat für den Job aus: A3, A4, A5, A6, Auto, B4, B5, B6, Executive, Folio, Ledger, Legal, Letter, Gemischt, Oficio II, Statement.

• Format – Wählen Sie ein Dateiformat aus.

• Endlos-Scan – Ändern Sie die Einstellungen für den Endlos-Scan.

• Scan-Trennung – Ändern Sie die Einstellungen für die Scan-Trennung.

• Ausrichtung des Originals – Ändern Sie die Einstellungen für die Ausrichtung.

• Leere Seiten überspringen – Aktivieren oder deaktivieren Sie das Überspringen leerer Seiten.

Wenn Sie die Registerkarten „Allgemein“ und „Parameter“ bearbeitet haben, klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Änderungen zu übernehmen und den neuen Workflow zu speichern.

Workflow bearbeiten

So bearbeiten Sie einen Workflow:

• bewegen Sie den Mauszeiger in Ihrer Workflow-Vorlage darüber und klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ daneben.

  

• Passen Sie im Popup-Fenster die allgemeinen Einstellungen und Parameter des Workflows an und klicken Sie auf „Speichern“.

So löschen Sie einen Workflow:

• bewegen Sie den Mauszeiger in Ihrer Workflow-Vorlage darüber und klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Papierkorb daneben.

Um einen Workflow in der Liste nach oben oder unten zu verschieben,

• wählen Sie ihn aus und klicken Sie auf die Schaltflächen „Nach oben“ oder „Nach unten“ auf der linken Seite.
  Diese Reihenfolge wird in der MyQ Roger Mobile-App und auf den MyQ Roger-Druckern übernommen.

Benutzer und Gruppen hinzufügen

Klicken Sie in Ihrer Workflow-Vorlage

• klicken Sie auf der rechten Seite des Bildschirms auf „Mitglieder hinzufügen“ und wählen Sie „Gruppe hinzufügen“.

• Wählen Sie die Benutzergruppen aus der Liste aus und klicken Sie auf „Speichern“.

Wenn Sie bestimmte Benutzer zu Ihrer Workflow-Vorlage hinzufügen möchten,

• klicken Sie auf der rechten Seite des Bildschirms auf „Mitglieder hinzufügen“ und wählen Sie „Benutzer hinzufügen“ aus, wählen Sie einen Benutzer aus und klicken Sie auf „Speichern“.

Um Benutzer oder Benutzergruppen zu löschen,

• bewegen Sie den Mauszeiger über den Benutzer oder die Benutzergruppe und klicken Sie auf die Papierkorbschaltfläche daneben.

Um zu überprüfen, ob ein Benutzer zum Workflow hinzugefügt wurde,

• klicken Sie in die Suchleiste, geben Sie den Vornamen oder Nachnamen des Benutzers ein und klicken Sie dann auf das Suchsymbol. Eine Suche nach Benutzernamen
  ist nicht möglich.

Übergang zu Workflow-Vorlagen

Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei den Workflow-Vorlagen um eine kostenpflichtige Funktion. Wenn Sie auf eine Lizenzstufe upgraden, die die Funktion „Workflow-Vorlagen“ enthält:

Mandant ohne Benutzer – Wenn ein neuer Mandant aktualisiert wurde, löschen Sie einfach alle Workflows für alle (Standard-)Benutzer und ersetzen Sie diese durch die Standardvorlage.

Mandant mit bestehenden Benutzern – Es erfolgt keine Änderung, bis sich der Mandantenadministrator bei der MyQ Roger-Weboberfläche anmeldet, um die Umstellung einzuleiten. Dort stehen dem Administrator zwei Optionen zur Verfügung:

Als Administrator können Sie nun mehrere Workflow-Vorlagen für das Scannen und Kopieren definieren und diese ausgewählten Benutzern und/oder Benutzergruppen zur Verfügung stellen. Sie können außerdem über Benutzerrechte steuern, ob die Benutzer die zugewiesenen Vorlagen-Workflows ändern oder eigene erstellen dürfen, und ihre Workflows jederzeit auf die Standardkonfiguration zurücksetzen.

Allen Benutzern wird nun die vordefinierte Standard-Workflow-Vorlage zugewiesen, die die zuvor verfügbaren Standard-Aktionen ersetzt. Entscheiden Sie, wie mit den benutzerdefinierten persönlichen Workflows verfahren werden soll, die die Benutzer bereits selbst in Roger erstellt haben.

• Behalten Sie die benutzerdefinierten persönlichen Workflows bei. Die Standardvorlage ersetzt lediglich die ursprünglichen Standard-Workflows.

• Löschen Sie alle benutzerdefinierten persönlichen Workflows aller Benutzer, bevor Sie die Standard-Workflow-Vorlage anwenden.

Bei der ersten Option werden lediglich die ursprünglichen Standard-Workflows aller Nutzer gelöscht und durch die Standardvorlage ersetzt. Bei der zweiten Option werden alle Workflows (sowohl Favoriten als auch zuletzt verwendete) vollständig gelöscht, bevor die Standardvorlage angewendet wird.