Workflow-Vorlagen

Workflow-Vorlagen erfordern die bezahlte MyQ Roger Cloud Print Management Abonnement-Ausgabe.

Workflow-Vorlagen mit vorkonfigurierten Parametern sind jetzt in MyQ Roger verfügbar. Sie können die Scan-Profile und Kopiervorgänge der Benutzer vereinfachen und beschleunigen.

Diese Funktion ermöglicht es Administratoren, benutzerdefinierte Workflows zu erstellen und zu verwalten und sie Benutzern und Benutzergruppen zuzuweisen.

Sobald eine Workflow-Vorlage erstellt und einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zugewiesen wurde, ist sie für die Verwendung in der MyQ Roger Mobile App und den MyQ Roger Druckern verfügbar.

Standard-Workflow-Vorlage

Wenn Sie einen neuen Mandanten erstellen oder die Funktion für Workflow-Vorlagen in Ihrem bestehenden Mandanten aktivieren, wird eine vordefinierte Standard-Workflow-Vorlage erstellt und allen Benutzern und Benutzergruppen zugewiesen.

• Die Standard-Workflow-Vorlage kann nicht gelöscht werden, aber sie kann über die Schaltfläche "Umbenennen" umbenannt werden. bearbeiten Schaltfläche in der oberen linken Ecke.

• Sie können auch auf das Symbol Standardwerte wiederherstellen um die Standard-Workflow-Vorlage in ihren Standardzustand zurückzusetzen.

  

Alle vorhandenen und nachträglich hinzugefügten Benutzer oder Benutzergruppen, entweder manuell oder über die Benutzersynchronisation, werden automatisch der Standard-Workflow-Vorlage zugewiesen.

• Sie können Benutzer oder Benutzergruppen aus der Standard-Workflow-Vorlage löschen, indem Sie den Mauszeiger über den Benutzer oder die Benutzergruppe in der Vorlage bewegen und auf das Symbol Mülleimer (Löschen)-Taste.

  

Workflows, die Teil der Standard-Workflow-Vorlage sind, können hinzugefügt, entfernt und nach Ihren Bedürfnissen geändert werden.

Die folgenden Workflows sind Teil der Standard-Workflow-Vorlage:

• Scan to Box - Scan to Box. Dieser Arbeitsablauf ist nur in der MyQ Roger Mobile App verfügbar. (Box muss mit Ihrem Mieter verbunden sein und der Benutzer muss bereits mit seiner Box verbunden sein)

• Zu iCloud scannen - Zu iCloud scannen. Dieser Arbeitsablauf ist nur in der MyQ Roger Mobile App verfügbar. (nur für Apple-Benutzer verfügbar)

• Zu Dropbox scannen - Zu Dropbox scannen. Dieser Workflow ist nur in der MyQ Roger Mobile App verfügbar. (Dropbox muss mit Ihrem Mieter verbunden sein und der Benutzer muss bereits mit seiner Dropbox verbunden sein)

• In Google Drive scannen - In Google Drive scannen. (Google Drive muss mit Ihrem Mieter verbunden sein und der Nutzer muss bereits mit seinem Google Drive verbunden sein)

• Zu OneDrive scannen - Zu OneDrive scannen. (OneDrive muss mit Ihrem Mandanten verbunden sein und der Benutzer muss bereits mit seinem OneDrive verbunden sein)

• Auf mein Handy scannen - Speichert das gescannte Dokument auf dem Handy des Benutzers.

• Easy Copy - Nachdem der Benutzer auf diese Aktion getippt hat, wird die Seite sofort kopiert.

• Scannen an @email - Scannen an eine E-Mail-Adresse.

• Scan to @me - Scannt an die E-Mail-Adresse des Benutzers.

Erstellen einer Workflow-Vorlage

• Gehen Sie in den Menüoptionen auf der linken Seite zu Arbeitsabläufe>Schablonen.

• Klicken Sie auf der oberen rechten Seite auf Vorlage erstellen.

• Fügen Sie in dem Pop-up-Fenster eine Name anzeigen für Ihr neues Workflow-Muster und klicken Sie auf Speichern Sie.

  

• Ihre neue Workflow-Vorlage ist erstellt, und Sie können ihr nun Workflows hinzufügen und sie Benutzern und Benutzergruppen zuweisen.

Hinzufügen eines Workflows zu einer Vorlage

Sie können neue Workflows für die Standard-Workflow-Vorlage oder jede andere Vorlage, die Sie haben, erstellen.

• Klicken Sie in dem Workflow-Muster, das Sie erweitern möchten, auf Arbeitsablauf erstellen.

  

• Im Pop-up-Fenster, im Feld Allgemein entwerfen Sie den neuen Arbeitsablauf nach Ihren Bedürfnissen:

  

• Name anzeigen - Fügen Sie einen Namen für Ihren Workflow hinzu, der auf der MyQ Roger Mobile App und den MyQ Roger Druckern angezeigt wird.

• Beschreibung - Fügen Sie eine Beschreibung für den Workflow hinzu.

• Farbe - Wählen Sie eine Farbe für die Kachel des Workflows.

• Icon - Wählen Sie ein Symbol für die Kachel des Workflows.

  

• Scannen nach - Wählen Sie das Ziel des Scans. Je nach Ihrer Wahl werden weitere Optionen verfügbar. Die verfügbaren Ziele sind:

  • E-Mail

    • Vordefinierte E-Mail - geben Sie die E-Mail Adresse an

    • Fragen Sie mich jedes Mal vor dem Scannen

    • E-Mail Adresse des Benutzers

  • OneDrive (OneDrive muss zunächst verbunden mit MyQ Roger).

    • Wie man spart - Wählen Sie das Speicherziel. Die verfügbaren Optionen sind:

      • Speichern Sie in MyQ Scans (dies ist der Ordner MyQ Scans in Ihrem Cloud-Speicher)

      • Fragen Sie mich nach dem Scannen

  • Google Drive (Google Drive muss zunächst verbunden mit MyQ Roger).

    • Wie man spart - Wählen Sie das Speicherziel. Die verfügbaren Optionen sind:

      • Speichern Sie in MyQ Scans (dies ist der Ordner MyQ Scans in Ihrem Cloud-Speicher)

      • Fragen Sie mich nach dem Scannen

  • SharePoint (die SharePoint-Option ist nur mit einer bestimmten Lizenz verfügbar und SharePoint muss zuerst verbunden mit MyQ Roger).

    • SharePoint-Website-URL - Geben Sie die URL der SharePoint-Website ein. Gehen Sie zur Startseite der Website und kopieren Sie die URL hierher. Zum Beispiel: https://company.sharepoint.com/sites/MySite. MyQ scannt in die Dokumentenbibliothek.

    • Wie man spart - Wählen Sie das Speicherziel. Die verfügbaren Optionen sind:

      • Speichern Sie in MyQ Scans (dies ist der Ordner MyQ Scans in Ihrem Cloud-Speicher)

      • Fragen Sie mich nach dem Scannen

      • Speichern in einem vordefinierten Ordner

        • In Ordner speichern - Geben Sie den genauen Ordnerpfad an.

  • USB (nicht unterstützt auf Kyocera-Geräten)

  • Drucken

  • iCloud (Nur in der MyQ Roger Mobile App verfügbar)

  • Dropbox (Nur in der MyQ Roger Mobile App verfügbar)

    • Wie man spart - Wählen Sie das Speicherziel. Die verfügbaren Optionen sind:

      • Speichern Sie in MyQ Scans (dies ist der Ordner MyQ Scans in Ihrem Cloud-Speicher)

      • Fragen Sie mich nach dem Scannen

  • Box (Nur in der MyQ Roger Mobile App verfügbar)

    • Wie man spart - Wählen Sie das Speicherziel. Die verfügbaren Optionen sind:

      • Speichern Sie in MyQ Scans (dies ist der Ordner MyQ Scans in Ihrem Cloud-Speicher)

      • Fragen Sie mich nach dem Scannen

  • Telefon (Nur in der MyQ Roger Mobile App verfügbar)

In der Parameter geben Sie die für Ihren Arbeitsablauf erforderlichen Parameter an:

• Seiten - Wählen Sie eine Duplex/Simplex-Option aus der Liste: Standard (einseitig), doppelseitig (lange Seite), doppelseitig (kurze Seite).

• Farbprofil - Wählen Sie die Farbe des Auftrags: Standard, Mono, Auto, Grau, Voll.

• Auflösung - Wählen Sie die Auflösung für den Auftrag: Standard, 100, 200, 300, 400, 600, 1200.

• Optionen für das Papierformat - Wählen Sie das Papierformat für den Auftrag: A3, A4, A5, A6, Auto, B4, B5, B6, Executive, Folio, Ledger, Legal, Letter, Mixed, Oficio II, Statement.

Sobald Sie mit den Registerkarten Allgemein und Parameter fertig sind, klicken Sie auf Speichern Sie um Ihre Änderungen zu übernehmen und den neuen Workflow zu speichern.

Bearbeiten eines Workflows

So bearbeiten Sie einen Workflow,

• Bewegen Sie den Mauszeiger in Ihrer Workflow-Vorlage darüber und klicken Sie auf die Schaltfläche bearbeiten Schaltfläche daneben.

  

• Ändern Sie im Pop-up-Fenster die allgemeinen und die Parametereinstellungen des Workflows, und klicken Sie auf Speichern Sie.

So löschen Sie einen Workflow,

• Bewegen Sie den Mauszeiger in Ihrer Workflow-Vorlage darüber und klicken Sie auf die Mülleimer-Schaltfläche neben dem Eintrag.

Um einen Workflow in der Liste nach oben oder unten zu verschieben,

• Wählen Sie es aus und klicken Sie auf die Schaltflächen nach oben oder unten auf der linken Seite.
  Diese Bestellung wird in der MyQ Roger Mobile App und den MyQ Roger Druckern angezeigt.

Hinzufügen von Benutzern und Gruppen

Durch Hinzufügen von Benutzern/Benutzergruppen zu einer Workflow-Vorlage erhalten diese die Möglichkeit, den Workflow zu nutzen.

In Ihrem Workflow-Muster,

• Klicken Sie auf Gruppe hinzufügen auf der rechten Seite des Bildschirms.

• Wählen Sie die Benutzergruppen aus der Liste aus und klicken Sie auf Speichern Sie.

  

Wenn Sie bestimmte Benutzer zu Ihrem Workflow-Muster hinzufügen möchten,

• Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen. Wählen Sie die Benutzer aus der Liste aus und klicken Sie auf Speichern Sie.

  

Zum Löschen von Benutzern oder Benutzergruppen,

• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Benutzer oder die Benutzergruppe und klicken Sie auf das Symbol Mülleimer Schaltfläche daneben.

So überprüfen Sie, ob ein Benutzer zum Workflow hinzugefügt wurde,

• Klicken Sie in der Suchleiste auf und geben Sie den Namen des Benutzers ein Vorname oder Nachnameund klicken Sie dann auf die Schaltfläche Suche Symbol.
  Sie können nicht nach Benutzernamen suchen.

  

Um zur vollständigen Liste der hinzugefügten Benutzer zurückzukehren, aktualisieren Sie entweder die Seite oder entfernen Sie den Vornamen/Nachnamen aus der Suchleiste und klicken Sie erneut auf das Suchsymbol.

Workflow-Vorlagen Übergang

Wie bereits erwähnt, sind Workflow-Vorlagen eine kostenpflichtige Funktion. Wenn Sie auf eine Lizenzstufe upgraden, die die Funktion für Workflow-Vorlagen enthält:

Pächter ohne Benutzer - Wenn ein neuer Mieter aktualisiert wurde, löschen Sie einfach alle Arbeitsabläufe für alle (Standard-)Benutzer und ersetzen Sie sie durch die Standardvorlage.

Mieter mit bestehenden Nutzern - Die Änderung erfolgt erst, wenn sich der Mieter-Administrator bei der MyQ Roger Web UI anmeldet, um die Umstellung zu initiieren. Dort werden dem Administrator zwei Optionen angeboten:

Als Administrator können Sie nun mehrere Workflow-Vorlagen für das Scannen und Kopieren definieren und diese ausgewählten Benutzern und/oder Benutzergruppen zur Verfügung stellen. Außerdem können Sie über Benutzerrechte steuern, ob die Benutzer die zugewiesenen Vorlagen-Workflows ändern oder eigene erstellen dürfen und ihre Workflows jederzeit auf die Standardkonfiguration zurücksetzen können.

Allen Nutzern wird nun die vordefinierte Standard-Workflow-Vorlage zugewiesen, die die zuvor verfügbaren Standard-Aktionen ersetzen wird. Entscheiden Sie, wie die benutzerdefinierten persönlichen Workflows, die die Benutzer bereits für sich selbst in Roger erstellt haben, verarbeitet werden sollen.

• Lassen Sie die benutzerdefinierten persönlichen Arbeitsabläufe bestehen. Die Standardvorlage ersetzt nur die ursprünglichen Standard-Workflows.

• Löschen Sie alle benutzerdefinierten persönlichen Workflows aller Benutzer, bevor Sie die Standard-Workflow-Vorlage anwenden.

Die erste Option löscht nur die ursprünglichen Standard-Workflows für alle Benutzer und ersetzt sie durch die Standardvorlage. Bei der zweiten Option werden alle Arbeitsabläufe gelöscht (sowohl die bevorzugten als auch die letzten), bevor die Standardvorlage angewendet wird.