Workflow-Vorlagen

Workflow-Vorlagen erfordern die kostenpflichtige MyQ Roger Cloud Druckverwaltung abonnementausgabe.

In MyQ Roger sind jetzt Workflow-Vorlagen mit vorkonfigurierten Parametern verfügbar. Diese können die Scanprofile und Kopiervorgänge der Benutzer vereinfachen und beschleunigen.

Mit dieser Funktion können Administratoren benutzerdefinierte Workflow-Sets erstellen, verwalten und diesen Benutzern und Benutzergruppen zuweisen.

Sobald eine Workflow-Vorlage erstellt und einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zugewiesen wurde, steht sie in der MyQ Roger Mobile-App und auf MyQ Roger-Druckern zur Verfügung.

Standard-Workflow-Vorlage

Wenn Sie einen neuen Mandanten erstellen oder die Funktion „Workflow-Vorlagen” in Ihrem bestehenden Mandanten aktivieren, wird eine vordefinierte Standard-Workflow-Vorlage generiert und allen Benutzern und Benutzergruppen zugewiesen.

• Die Standard-Workflow-Vorlage kann nicht gelöscht werden, aber sie kann über die bearbeiten schaltfläche in der oberen linken Ecke.

• Sie können auch auf die Schaltfläche Standardeinstellungen wiederherstellen schaltfläche, um die Standard-Workflow-Vorlage in ihren Standardzustand zurückzusetzen.

Alle bestehenden und später hinzugefügten Benutzer oder Benutzergruppen, entweder manuell oder über die Benutzersynchronisierung, werden automatisch der Standard-Workflow-Vorlage zugewiesen.

• Sie können Benutzer oder Benutzergruppen aus der Standard-Workflow-Vorlage löschen, indem Sie mit der Maus über den Benutzer oder die Benutzergruppe in der Vorlage fahren und auf die Schaltfläche mülleimer (Löschen)-Taste.

  

Workflows, die Teil der Standard-Workflow-Vorlage sind, können je nach Bedarf hinzugefügt, entfernt und geändert werden.

Die folgenden Workflows sind Teil der Standard-Workflow-Vorlage:

• Scan to Box – Scan to Box. Dieser Workflow ist nur in der MyQ Roger Mobile-App verfügbar. (Box muss mit Ihrem Mandanten verbunden sein und der Benutzer muss bereits mit seiner Box verbunden sein.)

• Scan to iCloud – Scan to iCloud. Dieser Workflow ist nur in der MyQ Roger Mobile App verfügbar. (nur für Apple-Benutzer verfügbar)

• Scan to Dropbox – Scannen in Dropbox. Dieser Workflow ist nur in der MyQ Roger Mobile-App verfügbar. (Dropbox muss mit Ihrem Mandanten verbunden sein und der Benutzer muss bereits mit seiner Dropbox verbunden sein.)

• In Google Drive scannen – In Google Drive scannen. (Google Drive muss mit Ihrem Mandanten verbunden sein und der Benutzer muss bereits mit seinem Google Drive verbunden sein.)

• In OneDrive scannen – In OneDrive scannen. (OneDrive muss mit Ihrem Mandanten verbunden sein und der Benutzer muss bereits mit seinem OneDrive verbunden sein.)

• Auf mein Telefon scannen – Speichern Sie das gescannte Dokument auf dem Telefon des Benutzers.

• Einfaches Kopieren – Nachdem der Benutzer diese Aktion antippt, wird die Seite sofort kopiert.

• An @E-Mail-Adresse scannen – An eine E-Mail-Adresse scannen.

• An @me scannen – An die E-Mail-Adresse des Benutzers scannen.

Erstellen einer Workflow-Vorlage

• Gehen Sie in den Menüoptionen auf der linken Seite zu Arbeitsabläufe>Vorlagen.

• Klicken Sie oben rechts auf Vorlage erstellen.

• Fügen Sie im Popup-Fenster ein Anzeigename für Ihre neue Workflow-Vorlage und klicken Sie auf Speichern.

  

• Ihre neue Workflow-Vorlage wurde erstellt. Sie können nun Workflows hinzufügen und diese Benutzern und Benutzergruppen zuweisen.

  

Hinzufügen eines Workflows zu einer Vorlage

Sie können neue Workflows für die Standard-Workflow-Vorlage oder andere Vorlagen erstellen, die Sie haben.

• Klicken Sie in der Workflow-Vorlage, die Sie erweitern möchten, auf Workflow erstellen.

• Im Popup-Fenster, im Allgemein registerkarte, entwerfen Sie den neuen Workflow entsprechend Ihren Anforderungen:

  

• Anzeigename - Fügen Sie einen Namen für Ihren Workflow hinzu, der in der MyQ Roger-App und auf MyQ Roger-Druckern angezeigt wird.

• Beschreibung - Fügen Sie eine Beschreibung für den Workflow hinzu.

• Farbe - Wählen Sie eine Farbe für die Kachel des Workflows aus.

• Symbol - Wählen Sie ein Symbol für die Kachel des Workflows aus.

• Scannen an - Wählen Sie das Ziel für den Scan aus. Je nach Ihrer Auswahl stehen Ihnen weitere Optionen zur Verfügung. Die verfügbaren Ziele sind:

  • E-Mail

    • Vordefinierte E-Mail – E-Mail-Adresse angeben

    • Fragen Sie mich jedes Mal vor dem Scan

    • E-Mail-Adresse des Benutzers

  • OneDrive (OneDrive muss zuerst verbunden mit MyQ Roger).

    • Wie man speichert - Wählen Sie den Speicherort aus. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

      • In MyQ Scans speichern (dies ist der Ordner „MyQ Scans” in Ihrem Cloud-Speicher)

      • Fragen Sie mich nach dem Scannen

  • Google Laufwerk (Google Drive muss zuerst verbunden mit MyQ Roger).

    • Wie man speichert - Wählen Sie den Speicherort aus. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

      • In MyQ Scans speichern (dies ist der Ordner „MyQ Scans” in Ihrem Cloud-Speicher)

      • Fragen Sie mich nach dem Scannen

  • SharePoint (Die SharePoint-Option ist nur mit einer bestimmten Lizenz verfügbar, und SharePoint muss zunächst verbunden mit MyQ Roger).

    • URL der SharePoint-Website - Geben Sie die URL der SharePoint-Website ein. Gehen Sie zur Startseite der Website und kopieren Sie die URL hierher. Beispiel: https://company.sharepoint.com/sites/MySitemyQ scannt in die Dokumentbibliothek.

    • Wie man speichert - Wählen Sie den Speicherort aus. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

      • In MyQ Scans speichern (dies ist der Ordner „MyQ Scans” in Ihrem Cloud-Speicher)

      • Fragen Sie mich nach dem Scannen

      • In einem vordefinierten Ordner speichern

        • In Ordner speichern - Geben Sie den genauen Ordnerpfad an.

  • USB (wird auf Kyocera-Geräten nicht unterstützt)

  • Drucken

  • iCloud (Nur in der MyQ Roger Mobile App verfügbar)

  • Dropbox (Nur in der MyQ Roger Mobile App verfügbar)

    • Wie man speichert - Wählen Sie den Speicherort aus. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

      • In MyQ Scans speichern (dies ist der Ordner „MyQ Scans” in Ihrem Cloud-Speicher)

      • Fragen Sie mich nach dem Scannen

  • Box (Nur in der MyQ Roger Mobile App verfügbar)

    • Wie man speichert - Wählen Sie den Speicherort aus. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

      • In MyQ Scans speichern (dies ist der Ordner „MyQ Scans” in Ihrem Cloud-Speicher)

      • Fragen Sie mich nach dem Scannen

  • Telefon (Nur in der MyQ Roger Mobile App verfügbar)

Im Parameter registerkarte die für Ihren Workflow erforderlichen Parameter fest:

• Seiten - wählen Sie eine Duplex-/Simplex-Option aus der Liste aus: Standard (einseitig), doppelseitig (lange Kante), doppelseitig (kurze Kante).

• Farbprofil - wählen Sie die Farbe für den Auftrag: Standard, Mono, Auto, Grau, Voll.

• Auflösung - wählen Sie die Auflösung für den Auftrag: Standard, 100, 200, 300, 400, 600, 1200.

• Papierformatoptionen - wählen Sie das Papierformat für den Auftrag: A3, A4, A5, A6, Auto, B4, B5, B6, Executive, Folio, Ledger, Legal, Letter, Gemischt, Oficio II, Statement.

• Format - wählen Sie ein Dateiformat aus.

• Kontinuierlicher Scan - ändern Sie die Einstellungen für die kontinuierliche Überwachung.

• Scan-Trennung - ändern Sie die Einstellungen für die Scan-Trennung.

• Ursprüngliche Ausrichtung - ändern Sie die Ausrichtungseinstellungen.

• Leere Seiten überspringen - leere Seiten überspringen ein- oder ausschalten.

Wenn Sie mit den Registerkarten „Allgemein“ und „Parameter“ fertig sind, klicken Sie auf Speichern um Ihre Änderungen zu übernehmen und den neuen Workflow zu speichern.

Bearbeiten eines Workflows

Um einen Workflow zu bearbeiten,

• Bewegen Sie den Mauszeiger darüber in Ihrer Workflow-Vorlage und klicken Sie auf die Bearbeiten schaltfläche daneben.

  

• Ändern Sie im Popup-Fenster die allgemeinen Einstellungen und Parametereinstellungen des Workflows und klicken Sie auf Speichern.

Um einen Workflow zu löschen,

• Bewegen Sie den Mauszeiger in Ihrer Workflow-Vorlage darüber und klicken Sie auf die Papierkorb-Schaltfläche daneben.

Um einen Workflow in der Liste nach oben oder unten zu verschieben,

• Wählen Sie es aus und klicken Sie auf die Aufwärts- oder Abwärts-Schaltflächen links.
  Diese Reihenfolge wird in der MyQ Roger Mobile App und auf den MyQ Roger Druckern angezeigt.

Benutzer und Gruppen hinzufügen

Durch Hinzufügen von Benutzern/Benutzergruppen zu einer Workflow-Vorlage erhalten diese die Möglichkeit, den Workflow zu verwenden.

In Ihrer Workflow-Vorlage

• Klicken Sie auf Mitglieder hinzufügen auf der rechten Seite des Bildschirms und wählen Sie Gruppe hinzufügen.

• Wählen Sie die Benutzergruppen aus der Liste aus und klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie bestimmte Benutzer zu Ihrer Workflow-Vorlage hinzufügen möchten,

• Klicken Sie auf Mitglieder hinzufügen auf der rechten Seite des Bildschirms und wählen Sie Benutzer hinzufügen, wählen Sie einen Benutzer aus und klicken Sie auf Speichern.

Um Benutzer oder Benutzergruppen zu löschen,

• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Benutzer oder die Benutzergruppe und klicken Sie auf die mülleimer schaltfläche daneben.

Um zu überprüfen, ob ein Benutzer zum Workflow hinzugefügt wurde,

• Klicken Sie in die Suchleiste und geben Sie den Namen des Benutzers ein Vorname oder Nachname, dann klicken Sie auf die suchen symbol.
  Sie können nicht nach Benutzernamen suchen.

Um zur vollständigen Liste der hinzugefügten Benutzer zurückzukehren, aktualisieren Sie entweder die Seite oder entfernen Sie den Vornamen/Nachnamen aus der Suchleiste und klicken Sie erneut auf das Suchsymbol.

Workflow-Vorlagen Übergang

Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei Workflow-Vorlagen um eine kostenpflichtige Funktion. Wenn Sie ein Upgrade auf eine Lizenzstufe mit der Funktion „Workflow-Vorlagen” durchführen:

Mieter ohne Benutzer - Wenn ein neuer Mieter hochgestuft wurde, löschen Sie einfach alle Workflows für alle (Standard-)Benutzer und ersetzen Sie sie durch die Standardvorlage.

Mieter mit bestehenden Nutzern - Es erfolgt keine Änderung, bis sich der Mieteradministrator bei der MyQ Roger-Weboberfläche anmeldet, um die Umstellung zu initiieren. Dort stehen dem Administrator zwei Optionen zur Auswahl:

Als Administrator können Sie nun mehrere Workflow-Vorlagen für das Scannen und Kopieren definieren und diese ausgewählten Benutzern und/oder Benutzergruppen zur Verfügung stellen. Sie können auch über Benutzerrechte steuern, ob die Benutzer die zugewiesenen Vorlagen-Workflows ändern oder eigene erstellen dürfen und ihre Workflows jederzeit auf die Standardkonfiguration zurücksetzen können.

Allen Benutzern wird nun die vordefinierte Standard-Workflow-Vorlage zugewiesen, die die zuvor verfügbaren Standardaktionen ersetzt. Entscheiden Sie, wie die benutzerdefinierten persönlichen Workflows verarbeitet werden sollen, die die Benutzer bereits für sich selbst in Roger erstellt haben.

• Behalten Sie die benutzerdefinierten persönlichen Workflows bei. Die Standardvorlage ersetzt nur die ursprünglichen Standard-Workflows.

• Löschen Sie alle benutzerdefinierten persönlichen Workflows aller Benutzer, bevor Sie die Standard-Workflow-Vorlage anwenden.

Die erste Option löscht nur die ursprünglichen Standard-Workflows für alle Benutzer und ersetzt sie durch die Standardvorlage. Die zweite Option löscht alle Workflows (sowohl Favoriten als auch zuletzt verwendete) vollständig, bevor die Standardvorlage angewendet wird.