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Modelli di flusso di lavoro

Si tratta di una nuova funzione a pagamento che diventa disponibile solo quando si utilizza la relativa edizione di licenza.

I modelli di flusso di lavoro con parametri preconfigurati sono ora disponibili in MyQ Roger. Possono semplificare e velocizzare le azioni di scansione e copia degli utenti.

Questa funzione consente agli amministratori di creare e gestire set personalizzati di flussi di lavoro e di assegnarli a utenti e gruppi di utenti.

Una volta creato e assegnato a un utente o a un gruppo di utenti, un modello di flusso di lavoro è disponibile per l'uso nell'app MyQ Roger Mobile e nelle stampanti MyQ Roger.

Workflow Templates

Modello di flusso di lavoro predefinito

Quando si crea un nuovo tenant o si attiva la funzione dei modelli di flusso di lavoro nel tenant esistente, un modello predefinito Modello di flusso di lavoro predefinito viene generato e assegnato a tutti gli utenti e gruppi di utenti.

Il modello di flusso di lavoro predefinito non può essere eliminato, ma può essere rinominato tramite il pulsante di modifica nell'angolo in alto a destra.

Tutti gli utenti o i gruppi di utenti esistenti e quelli aggiunti successivamente, manualmente o tramite la sincronizzazione degli utenti, vengono assegnati automaticamente al modello di flusso di lavoro predefinito. È possibile eliminare gli utenti o i gruppi di utenti dal modello di flusso di lavoro predefinito facendo clic sul pulsante X accanto all'utente o al gruppo di utenti sul modello.

I flussi di lavoro che fanno parte del modello di flusso di lavoro predefinito possono essere aggiunti, rimossi e modificati in base alle proprie esigenze.

I seguenti flussi di lavoro fanno parte del modello di flusso di lavoro predefinito:

  • Scansione a @me - all'indirizzo e-mail dell'utente.

  • Scansione a @email - scansione a un indirizzo e-mail.

  • Copia facile - dopo che l'utente ha toccato questa azione, la pagina viene immediatamente copiata.

  • Scansione sul telefono - salvare il documento scansionato sul telefono dell'utente.

  • Scansione su OneDrive - scansione su OneDrive. (OneDrive deve essere connesso al vostro tenant e l'utente deve essere già connesso al suo OneDrive).

  • Scansione su Google Drive - scansione in Google Drive. (Google Drive deve essere connesso al vostro tenant e l'utente deve essere già connesso al suo Google Drive).

  • Scansione su Dropbox - scansione su Dropbox. Questo flusso di lavoro è disponibile solo nell'app MyQ Roger Mobile. (Dropbox deve essere collegato al vostro tenant e l'utente deve essere già collegato al suo Dropbox).

  • Scansione su iCloud - scansione su iCloud. Questo flusso di lavoro è disponibile solo nell'app MyQ Roger Mobile. (disponibile solo per gli utenti Apple)

  • Scansione su Box - scansione su Box. Questo flusso di lavoro è disponibile solo nell'app MyQ Roger Mobile. (Box deve essere collegato al vostro inquilino e l'utente deve essere già collegato alla sua Box).

 

Creazione di un modello di flusso di lavoro

  • Nel menu di sinistra, andare su Flussi di lavoro - Modelli.

  • In alto a destra, fare clic su Aggiungere un nuovo modello.

  • Nella finestra a comparsa, aggiungere un elemento Nome visualizzato per il nuovo modello di flusso di lavoro e fare clic su Risparmiare.

new workflow template name

 

  • Il nuovo modello di flusso di lavoro è stato creato e ora è possibile aggiungervi flussi di lavoro e assegnarli a utenti e gruppi di utenti.

workflow template

 

Aggiunta di un flusso di lavoro a un modello

È possibile creare nuovi flussi di lavoro per il modello di flusso di lavoro predefinito o per qualsiasi altro modello esistente.

Nel modello di flusso di lavoro che si desidera espandere, fare clic su Aggiungere un nuovo flusso di lavoro.

 

Nella finestra a comparsa, nel campo Generale progettare il nuovo flusso di lavoro in base alle proprie esigenze:

Nome visualizzato - aggiungere un nome al flusso di lavoro che verrà visualizzato sull'applicazione mobile MyQ Roger e sulle stampanti MyQ Roger.

Descrizione - aggiungere una descrizione per il flusso di lavoro.

Colore - selezionare un colore per il riquadro del flusso di lavoro.

Icona - selezionare un'icona per il riquadro del flusso di lavoro.

Scansione su - selezionare la destinazione della scansione. A seconda della scelta effettuata, sono disponibili altre opzioni. Le destinazioni disponibili sono:

  • Email

    • Inviare a - specificare la destinazione e-mail. Impostate un indirizzo e-mail specifico a cui inviare la scansione o contrassegnate l'opzione Utilizzare l'email dell'utente che utilizzerà questo flusso di lavoro per inviare l'e-mail all'utente esatto che ha appena utilizzato il flusso di lavoro.

  • OneDrive (OneDrive deve prima essere connesso a MyQ Roger).

    • Come risparmiare - selezionare la destinazione di salvataggio. Le opzioni disponibili sono:

      • Salvare in MyQ Scans (si tratta della cartella MyQ Scans nel cloud storage).

      • Chiedetemi dopo la scansione

      • Selezionare la cartella manualmente

        • Percorso personalizzato - specificare l'esatto percorso della cartella o contrassegnare l'opzione Utilizzare l'email dell'utente che utilizzerà questo flusso di lavoro per inviare la scansione all'utente esatto che ha appena utilizzato il flusso di lavoro.

Scan to OneDrive workflow settings

 

  • Google Drive (Google Drive deve prima essere connesso a MyQ Roger).

    • Come risparmiare - selezionare la destinazione di salvataggio. Le opzioni disponibili sono:

      • Salvare in MyQ Scans (si tratta della cartella MyQ Scans nel cloud storage).

      • Chiedetemi dopo la scansione

      • Selezionare la cartella manualmente

        • Percorso personalizzato - specificare il percorso esatto della cartella o contrassegnare l'opzione Utilizzare l'email dell'utente che utilizzerà questo flusso di lavoro per inviare la scansione all'utente esatto che ha appena utilizzato il flusso di lavoro.

  • USB

    • Salva a - specificare il percorso della posizione di salvataggio. È inoltre possibile contrassegnare il campo Utilizzare l'email dell'utente che utilizzerà questo flusso di lavoro per inviare la scansione all'utente esatto che ha appena utilizzato il flusso di lavoro.

  • Stampa

  • SharePoint (il SharePoint è disponibile solo con una licenza specifica e SharePoint deve prima essere connesso a MyQ Roger).

    • URL di base - specificare il nome host del sito SharePoint. Ad esempio: my.sharepoint.com

    • Sito - specificare il nome del sito SharePoint. Ad esempio: Marketing

    • Nome della biblioteca - specificare il nome di una libreria (nota anche come cartella) all'interno del sito SharePoint in cui sono archiviati i file. Ad esempio: Scansioni

Scan to SharePoint workflow settings

 

Nel Parametri specificare i parametri necessari per il flusso di lavoro:

 

  • Lati - scegliere un'opzione duplex/simplex dall'elenco: Predefinito (lato singolo), fronte/retro (bordo lungo), fronte/retro (bordo corto).

  • Profilo del colore - scegliere il colore del lavoro: Predefinito, Mono, Auto, Grigio, Completo.

  • Risoluzione - scegliere la risoluzione del lavoro: Predefinito, 100, 200, 300, 400, 600, 1200.

  • Opzioni di formato carta - scegliere il formato carta del lavoro: A3, A4, A5, A6, Auto, B4, B5, B6, Executive, Folio, Ledger, Legal, Lettera, Mixed, Oficio II, Statement.

Una volta completate le schede Generale e Parametri, fare clic su Risparmiare per applicare le modifiche e salvare il nuovo flusso di lavoro.

 

Modifica di un flusso di lavoro

Per modificare un flusso di lavoro, selezionarlo nel modello di flusso di lavoro e fare clic sul pulsante Modifica accanto ad esso.

 

Nella finestra a comparsa, modificare le impostazioni generali e dei parametri del flusso di lavoro e fare clic su Risparmiare.

Per eliminare un flusso di lavoro, selezionarlo e fare clic sul pulsante del cestino accanto ad esso.

Per spostare un flusso di lavoro in alto o in basso nell'elenco, selezionarlo e fare clic sui pulsanti in alto o in basso a sinistra. Questo ordine si riflette nell'applicazione MyQ Roger Mobile e nelle stampanti MyQ Roger.

 

Aggiunta di utenti e gruppi

Nel modello di flusso di lavoro, fare clic su Aggiungere un gruppo di utenti sul lato destro dello schermo. Selezionare i gruppi di utenti dall'elenco e fare clic su Risparmiare.

 

Se si desidera aggiungere utenti specifici al modello di flusso di lavoro, fare clic sul pulsante Utenti e poi su Aggiungi utente. Selezionare gli utenti dall'elenco e fare clic su Risparmiare.

 

Per eliminare gli utenti o i gruppi di utenti, fare clic sul pulsante X (eliminare) accanto all'utente o al gruppo di utenti.

 

Modelli di flusso di lavoro Transizione

Come già detto, i modelli di flusso di lavoro sono una funzione a pagamento. Quando si passa a un livello di licenza con la funzione modelli di flusso di lavoro inclusa:

Inquilino senza utenze - Se è stato aggiornato un nuovo tenant, è sufficiente eliminare tutti i flussi di lavoro per tutti gli utenti (predefiniti) e sostituirli con il modello predefinito.

Inquilino con utenze esistenti - La modifica non avrà luogo fino a quando l'amministratore del tenant non accederà all'interfaccia web di MyQ Roger per avviare la transizione. A questo punto, all'amministratore vengono presentate due opzioni:

 

"In qualità di amministratore, è ora possibile definire più modelli di flusso di lavoro per la scansione e la copia, rendendoli disponibili a utenti e/o gruppi di utenti selezionati. È inoltre possibile controllare, in base ai diritti dell'utente, se gli utenti possono modificare i modelli di flusso di lavoro assegnati o produrne di propri e ripristinare i flussi di lavoro alla configurazione predefinita in qualsiasi momento.

A tutti gli utenti verrà assegnato il modello di flusso di lavoro predefinito, che sostituirà le azioni predefinite che avevano a disposizione in precedenza. Decidete come elaborare i flussi di lavoro personali personalizzati che gli utenti hanno già creato per sé in Roger.

  1. Lasciare i flussi di lavoro personalizzati al loro posto. Il modello predefinito sostituirà solo i flussi di lavoro predefiniti originali.

  2. Eliminare tutti i flussi di lavoro personali personalizzati di tutti gli utenti prima di applicare il modello di flussi di lavoro predefinito.

La prima opzione elimina solo i flussi di lavoro predefiniti originali per tutti gli utenti, sostituendoli con il modello predefinito. La seconda opzione cancella tutti i flussi di lavoro (preferiti e recenti) prima di applicare il modello predefinito.

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